Datenschutzerklärung FlexAI und ClipDesk

Stand: [Datum der Aufschaltung], Version 1.6

1. Wer wir sind und wofür diese Erklärung gilt

FlexAI (flexai.flexpc.ch) und ClipDesk (clipdesk.flexpc.ch) sind Angebote von FlexPC Patrice Cavin, Einzelunternehmen, Inhaber Patrice Cavin, Ausserdorfweg 6, 8854 Siebnen, Schweiz, UID CHE-413.712.069, E-Mail info@flexpc.ch («FlexPC», «wir»). Ein Datenschutzberater nach Art. 10 DSG ist nicht ernannt.

Diese Erklärung gilt für:

  • Kundinnen und Kunden von FlexAI und ihre Benutzerinnen und Benutzer (Firmen, die FlexAI nutzen). Für deren Konto-, Vertrags- und Nutzungsdaten sind wir verantwortlich.
  • Kundinnen und Kunden von ClipDesk und ihre Benutzerinnen und Benutzer (Personen und Firmen, die mit ClipDesk Videos erstellen). Für deren Konto-, Guthaben-, Zahlungs- und Nutzungsdaten und für die Herstellung und Veröffentlichung ihrer Videos sind wir verantwortlich (Abschnitte 6a und 6b).
  • Personen auf Instagram, die einen Beitrag einer Firma kommentieren, die FlexAI nutzt, ihr eine Nachricht senden, ihr Konto in einem Kommentar, einem Beitrag oder einer Story erwähnen oder über einen Link oder QR-Code der Firma eine Unterhaltung mit ihr beginnen. Diese Daten bearbeiten wir im Auftrag der jeweiligen Firma (Auftragsbearbeitung nach Art. 9 DSG). Verantwortlich ist die Firma, deren Instagram-Konto Sie kommentiert, erwähnt oder angeschrieben haben. Wir informieren Sie hier trotzdem vollständig darüber, was mit Ihren Daten geschieht.

Für die Website flexpc.ch gilt deren eigene Datenschutzerklärung (flexpc.ch/de/datenschutz/).

2. Das Wichtigste in Kürze

  • FlexAI verbindet sich nur über die offizielle Schnittstelle von Meta mit Instagram. Wir kennen kein Instagram-Passwort.
  • Wenn Sie ein Stichwort kommentieren, sendet FlexAI im Namen der Firma automatisch eine Nachricht. Jede solche Nachricht ist als automatische Nachricht gekennzeichnet.
  • Erwähnen Sie eine Firma auf Instagram oder schreiben Sie ihr über einen Link oder QR-Code, zeigt FlexAI ihr das an. Nach einer Story-Erwähnung oder über einen Link sendet FlexAI, wenn die Firma das eingerichtet hat, eine gekennzeichnete automatische Antwort. Fotos, Videos und Inhalte Ihrer Story speichern wir nicht. Ihren Text verwendet eine Firma als Kundenstimme nur mit Ihrem Einverständnis.
  • Kommentare, Erwähnungen und Nachrichten löschen wir nach 90 Tagen. Danach bleibt höchstens ein nicht rückrechenbarer Prüfwert, damit Sie keine Nachricht doppelt erhalten, längstens 12 Monate.
  • Wir verkaufen keine Daten, nutzen Instagram-Daten nicht für Werbung oder Profile und geben sie nicht an KI-Anbieter weiter, auch nicht bei Wartung und Fehlersuche.
  • Beiträge veröffentlicht FlexAI nur, wenn die Firma sie freigegeben hat. Kennzahlen zu Beiträgen und zum Konto (Reichweite, Aufrufe, Interaktionen, Follower-Zahl) zeigen wir der Firma nur als Zahlen, ohne Angaben zu einzelnen Personen.
  • Der Beitrags-Assistent schreibt Texte mit dem KI-Modell Claude von Anthropic. Dafür gehen nur Angaben zur Firma und Texte an Anthropic, keine Fotos, Videos oder Instagram-Daten.
  • ClipDesk erstellt Videos aus Ihren Angaben mit den KI-Diensten von fal und Anthropic, die Daten auch in den USA bearbeiten, und veröffentlicht sie nur nach Ihrer Wahl über Upload-Post auf Ihren Konten. Videodateien löschen wir nach kurzen Fristen automatisch (Abschnitt 6b).
  • Guthaben für ClipDesk bezahlen Sie bei Stripe. Ihre Karten- und Zahlungsangaben speichern wir nicht (Abschnitt 6a).
  • Bei Wartung und Fehlersuche setzen wir das KI-Werkzeug Claude Code von Anthropic ein. Es kann im Einzelfall Kundendaten wie Firmenprofil, Entwürfe, Fotos und Videos einsehen, nie aber Instagram-Daten (Abschnitt 7).
  • Server, Datenbank und verschlüsselte Sicherungskopien stehen in Deutschland.
  • Löschung jederzeit: siehe Abschnitt 11.

3. Konto bei FlexAI

Sie können sich unter flexai.flexpc.ch/registrieren selbst registrieren oder werden von uns eingeladen. Bei der Registrierung geben Sie zuerst nur Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Sprache an. Bis Sie Ihre Adresse mit dem Link in unserer E-Mail bestätigen, speichern wir nur diese beiden Angaben als unbestätigte Registrierung. Der Link gilt 24 Stunden; unbestätigte Registrierungen löschen wir spätestens 26 Stunden nach dem Absenden. Erst mit der Bestätigung können Sie auf der Seite hinter dem Link Ihr Konto eröffnen: Dort geben Sie den Namen Ihrer Firma, Ihren Namen und ein Passwort an und stimmen den AGB und dem Auftragsbearbeitungsvertrag zu. Erst dann speichern wir Ihre Firma, Ihren Namen, den Prüfwert Ihres Passworts sowie Version und Zeitpunkt Ihrer Zustimmung. Ist Ihre Adresse bereits registriert, senden wir Ihnen stattdessen eine E-Mail mit dem Link zur Anmeldung. Um die Zahl der E-Mails pro Postfach und pro E-Mail-Anbieter (Domain) zu begrenzen, speichern wir 24 Stunden lang pseudonymisierte Prüfwerte (HMAC) Ihres Postfachs und der Domain Ihrer Adresse sowie den Zeitpunkt des Versands. Nach jeder Kontoeröffnung erhalten wir eine E-Mail an info@flexpc.ch mit Firma, Name, E-Mail-Adresse und Zeitpunkt, um neue Kunden zu begleiten und Missbrauch zu erkennen; diese Mails löschen wir spätestens 12 Monate nach Eingang. Ebenso erhalten wir am Ende einer Pilotphase ohne angenommene Offerte eine E-Mail an info@flexpc.ch mit dem Namen der Firma sowie den Daten von Pilotende und Löschung; auch diese Mails löschen wir spätestens 12 Monate nach Eingang. Zum Schutz vor Missbrauch prüft das Formular ein für Menschen unsichtbares Feld und die Zeit bis zum Absenden und begrenzt die Zahl der Registrierungen pro IP-Adresse (bei IPv6 pro Adressbereich) und pro E-Mail-Adresse; dafür hält der Server die IP-Adresse höchstens 60 Minuten nach Ihrer letzten Anfrage im Arbeitsspeicher und speichert sie nie.

Für Ihr Benutzerkonto bearbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse, Ihren Namen, falls Sie ihn angeben, den Namen Ihrer Firma, Ihre Sprache und Rolle, den Prüfwert Ihres Passworts (Argon2id, nie im Klartext), wahlweise Angaben zu Ihrem Passkey (öffentlicher Schlüssel, Kennung, Name, Gerätetyp, letzte Nutzung) sowie Zeitpunkte von Anmeldungen und Änderungen. Für Vertrag und Abrechnung bearbeiten wir zudem die Firmen- und Rechnungsangaben, die Sie uns geben, sowie Ihre Zustimmung zu den AGB und zum Auftragsbearbeitungsvertrag (Version und Zeitpunkt).

Wir senden Ihnen Systemmails über Microsoft 365 an die Adresse Ihres Kontos (Einladung, Bestätigung der Registrierung, Hinweis auf ein bestehendes Konto, Willkommen, Passwort zurücksetzen, Hinweise zu Ihrer Instagram-Verbindung, Erinnerung an das Ende der Pilotphase und Mitteilungen zum Vertrag). Sie enthalten keine Werbung.

ClipDesk. ClipDesk nutzen Sie mit Ihrem Benutzerkonto unter clipdesk.flexpc.ch, nachdem wir ClipDesk für Ihr Konto freigeschaltet haben. Wir speichern, ob und seit wann ClipDesk für Ihr Konto freigeschaltet ist. Eine eigene Registrierung für ClipDesk gibt es derzeit nicht. Für ClipDesk bearbeiten wir zusätzlich die Daten nach den Abschnitten 6a und 6b.

FlexAI und ClipDesk setzen je nur zwei technisch notwendige Cookies (Sitzung und Schutz vor gefälschten Formularanfragen). Sie gelten nur für die jeweilige Adresse (flexai.flexpc.ch bzw. clipdesk.flexpc.ch) und nur bis zum Schliessen des Browsers. Wenn Sie FlexAI als App installieren, speichert Ihr Browser Programmdateien und eine Offline-Seite, aber keine Inhalte aus Ihrem Konto. FlexAI und ClipDesk verwenden keine Statistik-, Tracking- oder Werbedienste und binden keine Inhalte Dritter ein. Zum Bezahlen wechseln Sie auf eine Seite von Stripe; dort gelten die Cookies und die Datenschutzerklärung von Stripe (Abschnitt 6a). Einzelheiten zu Anmeldung, Sperren bei Fehlversuchen und Cookies stehen in Abschnitt 5 der Datenschutzerklärung von flexpc.ch; sie gelten hier gleich.

Zweck: Zugang zu FlexAI und ClipDesk, Sicherheit des Kontos, Erfüllung des Vertrags.

4. Verbindung Ihres Instagram-Kontos (Kundinnen und Kunden)

Für Kommentar-Automatik, Erwähnungen, Links und QR-Codes, Veröffentlichen und Kennzahlen verbinden Sie Ihr Instagram-Profi-Konto (Business oder Creator) über die Anmeldung von Meta mit Ihrem Facebook- oder Instagram-Konto mit FlexAI; dabei wählen Sie Ihr Business-Portfolio und das Instagram-Konto. Sie geben FlexAI dabei diese Berechtigungen: Grunddaten des Kontos lesen, Kommentare und Erwähnungen lesen und beantworten, Nachrichten lesen und senden, Beiträge veröffentlichen und Kennzahlen lesen. FlexAI erhält von Meta einen Zugriffsschlüssel (Token), nie Ihr Passwort.

Wir speichern dazu die ID und den Benutzernamen Ihres Instagram-Kontos, den Zugriffsschlüssel (verschlüsselt) und eine von Meta für FlexAI vergebene Kennung sowie die IDs der Beiträge, für die Sie eine Automatik einrichten, und die Links, Codes und Antworttexte, die Sie unter «Links und QR-Codes» anlegen. Die ID Ihres Business-Portfolios prüfen wir bei der Anmeldung, speichern sie aber nicht. Der Zugriffsschlüssel läuft nicht ab; er gilt, bis Sie trennen, FlexAI bei Meta entfernen oder das Portfolio wechseln. Stehen mehrere Konten zur Wahl, zeigen wir sie nur zur Auswahl und löschen die Liste nach der Auswahl, spätestens nach einem Tag. Ihre übrigen Beiträge zeigen wir zur Auswahl an, speichern sie aber nicht.

Beiträge veröffentlichen. Auf Ihren Wunsch veröffentlicht FlexAI einen im Beitrags-Assistenten erstellten Beitrag auf Ihrem Instagram-Konto, sofort oder zu einem von Ihnen geplanten Zeitpunkt. FlexAI veröffentlicht nur, was eine berechtigte Person Ihrer Firma nach Ansicht der Vorschau freigegeben hat, nie automatisch einen KI-Vorschlag. Bis zur Veröffentlichung können Sie einen geplanten Beitrag jederzeit löschen. Für die Veröffentlichung stellen wir Meta das Foto oder Video unter einer zufälligen, nicht erratbaren Adresse bereit, die höchstens eine Stunde gültig ist und danach nicht mehr funktioniert; Zugriffe darauf protokollieren wir nicht. Mit der Veröffentlichung wird der Beitrag auf Instagram öffentlich und von Meta nach deren Bedingungen bearbeitet. Wir speichern zum veröffentlichten Beitrag die Instagram-ID, den Link, den Zeitpunkt, die Beschreibung und wer ihn wann freigegeben hat. Das Foto oder Video löschen wir 7 Tage nach der Veröffentlichung, frühestens aber 30 Tage nach dem Erstellen (Abschnitt 6). Löschen Sie einen Beitrag auf Instagram, bleibt er bei uns nur mit diesen Angaben gespeichert, bis die Fristen in Abschnitt 10 ablaufen.

Kennzahlen. FlexAI ruft bei Meta regelmässig Kennzahlen zu Ihrem Konto und Ihren Beiträgen ab und zeigt sie Ihnen an: Reichweite, Aufrufe, Interaktionen (zum Beispiel Likes, Kommentare, Speicherungen, Teilungen), Link-Klicks sowie Zahl und Entwicklung Ihrer Follower, pro Beitrag und pro Woche. Wir speichern nur diese Zahlen. Meta liefert sie zusammengefasst; Angaben zu einzelnen Followern oder zu Personen, die interagiert haben, und demografische Auswertungen rufen wir nicht ab. Die Kennzahlen bewahren wir auf, solange Ihr Konto verbunden ist, höchstens für die letzten 24 Monate. Sie gehen nicht an KI-Anbieter.

Sie können die Verbindung jederzeit in FlexAI unter [Einstellungen > Instagram > Verbindung trennen] oder bei Meta unter Business-Einstellungen > Integrationen > Verbundene Apps trennen. Trennen Sie in FlexAI, löschen wir den Zugriffsschlüssel sofort und stoppen die Automatik; FlexAI bleibt dann bei Meta als verbundene App eingetragen, bis Sie es dort entfernen. Entfernen Sie FlexAI bei Meta, erkennt FlexAI das innert 24 Stunden, löscht den Zugriffsschlüssel sofort und stoppt die Automatik.

5. Kommentar-Automatik: Daten von Personen, die kommentieren

Was geschieht. Die Firma legt Stichwörter fest, zum Beispiel «Termin». Kommentieren Sie einen Beitrag der Firma mit einem solchen Stichwort, sendet FlexAI Ihnen im Namen der Firma eine private Nachricht auf Instagram mit einem Knopf. Tippen Sie auf den Knopf oder antworten Sie, folgt eine zweite Nachricht mit dem Link, den die Firma hinterlegt hat. Wahlweise antwortet FlexAI auch öffentlich unter Ihrem Kommentar mit einem Text der Firma, zum Beispiel «Schau in deine Nachrichten». Weitere Nachrichten sendet FlexAI nicht. Schreiben Sie «Stopp», erhalten Sie keine weitere Nachricht.

Welche Daten. Meta übermittelt uns bei einem Kommentar oder einer Nachricht an das Konto der Firma: die Instagram-ID, die Instagram für Sie gegenüber der Firma verwendet, Ihren Benutzernamen, die ID und den Text des Kommentars, die ID des Beitrags, den Zeitpunkt sowie Ihre Antwort oder den Knopfdruck in der Unterhaltung. Dazu kommen die Nachrichten, die FlexAI Ihnen sendet.

Wofür. Nur um zu erkennen, ob Ihr Kommentar ein Stichwort enthält, Ihnen die angeforderten Nachrichten zu senden, doppelte Nachrichten zu verhindern und der Firma anzuzeigen, wie viele Kommentare, Nachrichten und Klicks es gab. Wir nutzen diese Daten nicht für eigene Zwecke, nicht für Werbung, nicht für Profile, nicht zum Trainieren von KI und verkaufen sie nicht. Wir geben sie nicht an Anthropic oder andere KI-Anbieter weiter, auch nicht bei Wartung und Fehlersuche (Abschnitt 7).

Link mit Klickzähler. Der Link in der zweiten Nachricht führt über flexai.flexpc.ch zur Seite der Firma, damit wir zählen können, wie oft er angetippt wurde. Der Link ist für alle Personen derselbe. Wir setzen dabei keine Cookies und speichern weder Ihre IP-Adresse noch andere Angaben zu Ihrem Gerät; wir zählen nur die Zahl der Klicks.

Wie lange. Kommentare, Nachrichten, Benutzernamen und Instagram-IDs löschen wir 90 Tage nach Eingang; in verschlüsselten Sicherungskopien bleiben sie höchstens 30 Tage länger. Damit Sie für denselben Beitrag keine Nachricht doppelt erhalten, bewahren wir danach nur einen Prüfwert Ihrer Instagram-ID auf (HMAC-SHA256 mit einem eigenen Schlüssel pro Firma). Aus ihm lässt sich die ID nicht zurückrechnen; er ist nur mit dem Schlüssel der jeweiligen Firma verwendbar. Wir löschen ihn, sobald die Firma die Automatik oder den Beitrag entfernt, spätestens 12 Monate nach Ihrem letzten Kommentar, sowie wenn die Firma FlexAI nicht mehr nutzt. Haben Sie «Stopp» geschrieben oder das Konto blockiert, halten wir das ebenfalls nur mit einem solchen Prüfwert fest, höchstens 12 Monate. Dauerhaft bleiben nur Zähler ohne Bezug zu einer Person (zum Beispiel «42 Nachrichten an diesem Tag»), bis die Firma ihr Konto bei FlexAI löscht.

Meta. Nachrichten und Antworten laufen über Instagram. Meta Platforms Ireland Limited bearbeitet sie als Anbieterin von Instagram in eigener Verantwortung nach ihrer eigenen Datenrichtlinie (privacycenter.instagram.com/policy).

Ihre Rechte. Wenden Sie sich an die Firma, deren Beitrag Sie kommentiert haben, oder direkt an uns (Abschnitt 11). Wir leiten Ihr Anliegen an die Firma weiter und helfen bei der Erledigung.

5a. Erwähnungen: Daten von Personen, die eine Firma erwähnen

Was geschieht. Erwähnen Sie das Instagram-Konto einer Firma, die FlexAI nutzt, in einem Kommentar, in der Beschreibung eines Beitrags oder in einer Story, meldet Meta das an FlexAI. FlexAI zeigt die Erwähnung der Firma in einer Liste an. Die Firma kann sich bedanken: bei Erwähnungen in Kommentaren und Beiträgen mit einer öffentlichen Antwort unter Ihrem Kommentar oder Beitrag, bei einer Story-Erwähnung mit einer privaten Nachricht innert 24 Stunden. Diese Antworten löst eine Person der Firma selbst aus. Die Firma kann zudem einschalten, dass FlexAI sich nach einer Story-Erwähnung automatisch mit einem festen Text bedankt. Diese Nachricht enthält keine Werbung, keine Links und keine Angebote, ist als automatische Nachricht gekennzeichnet und kommt höchstens einmal in 30 Tagen. Schreiben Sie «Stopp», erhalten Sie keine weitere automatische Nachricht.

Welche Daten. Ihr Benutzername, die Art der Erwähnung (Kommentar, Beitrag oder Story), ein Ausschnitt Ihres Textes von höchstens 300 Zeichen, der Link zum Beitrag auf Instagram, falls Meta ihn liefert, der Zeitpunkt sowie, ob und wie die Firma geantwortet hat. Die Kennungen, die wir zum Antworten brauchen (des Kommentars oder Beitrags bzw. Ihre Instagram-ID bei einer Story), speichern wir verschlüsselt. Fotos, Videos und Inhalte von Stories, Ihr Profilbild und Angaben zu Ihren Followern speichern wir nicht. Bei einer Story-Erwähnung erhält FlexAI von Meta einen Link zur Story; wir speichern ihn nicht, zeigen ihn nicht an und rufen die Story nicht ab.

Wofür. Damit die Firma sieht, wer sie erwähnt hat, und sich bedanken kann. Vorschläge für Danke-Texte erstellt die KI nur aus Angaben zur Firma, der Art der Erwähnung und der Sprache; Ihr Benutzername und Ihr Text gehen nicht an KI-Anbieter (Abschnitt 7). Wir nutzen diese Daten nicht für eigene Zwecke, nicht für Werbung, nicht für Profile, nicht zum Trainieren von KI und verkaufen sie nicht.

Kundenstimme. Die Firma kann den Text einer Erwähnung aus einem Kommentar oder einer Beitragsbeschreibung als Kundenstimme in einen eigenen Beitrag übernehmen. FlexAI verlangt dafür von der Firma die Bestätigung, dass Sie es erlaubt haben, und speichert, welcher Benutzer der Firma das wann bestätigt hat. FlexAI übernimmt nur den Text, wörtlich und ohne Ihren Benutzernamen; Inhalte aus Stories, Fotos und Videos lassen sich nicht übernehmen. Ihren Namen nennt die Firma nur, wenn Sie damit einverstanden sind. Die Kundenstimme geht nicht an KI-Anbieter; die KI erhält nur einen Platzhalter, und FlexAI setzt Ihren Text danach unverändert ein. Die übernommene Kundenstimme bleibt im Entwurf der Firma, bis die Firma ihn löscht oder ihren Vertrag mit uns beendet; veröffentlicht die Firma den Beitrag, ist er auf Instagram öffentlich. Ihr Einverständnis können Sie gegenüber der Firma jederzeit widerrufen.

Wie lange. Erwähnungen löschen wir 90 Tage nach Eingang, auch wenn die Firma sie als erledigt markiert hat; in verschlüsselten Sicherungskopien bleiben sie höchstens 30 Tage länger. Die verschlüsselten Kennungen zum Antworten löschen wir 24 Stunden (Story) bzw. 7 Tage (Kommentar, Beitrag) nach der Erwähnung. Damit Sie höchstens eine automatische Dank-Nachricht in 30 Tagen erhalten, bewahren wir einen nicht rückrechenbaren Prüfwert Ihrer Instagram-ID (HMAC-SHA256 mit dem Schlüssel der Firma) 35 Tage lang auf.

Für Meta und Ihre Rechte gilt Abschnitt 5 gleich.

5b. Links und QR-Codes: Daten von Personen, die über einen Link schreiben

Was geschieht. Eine Firma kann auf Plakaten, Flyern, ihrer Website oder in Werbeanzeigen einen Link oder QR-Code anbieten, der eine Unterhaltung mit ihr auf Instagram öffnet. Beginnen oder öffnen Sie die Unterhaltung über einen solchen Link, teilt Meta FlexAI mit, über welchen Link Sie gekommen sind. FlexAI sendet Ihnen dann im Namen der Firma eine automatische Antwort mit dem Inhalt, den der Link oder QR-Code verspricht, zum Beispiel einen Link zur Terminbuchung. Die Antwort ist als automatische Nachricht gekennzeichnet. Pro Link erhalten Sie höchstens eine automatische Antwort in 24 Stunden; Folge-, Nachfass- oder Werbenachrichten sendet FlexAI nicht. Schreiben Sie «Stopp», erhalten Sie keine weitere automatische Nachricht. Die Firma legt einen Link pro Plakat, Flyer oder Anzeige an, nicht pro Person; der Link sagt also nichts über Sie aus. Die Antworttexte schreibt oder wählt die Firma im Voraus; FlexAI erzeugt keine Antworten an Sie mit KI.

Welche Daten. Die Instagram-ID, die Instagram für Sie gegenüber der Firma verwendet, der Code des Links, der Zeitpunkt, die Kennung der Nachricht sowie die Antwort, die FlexAI Ihnen sendet. Den Text Ihrer Nachricht speichern wir nicht. Kommen Sie über eine Werbeanzeige der Firma, speichern wir keine Angaben zur Anzeige, weder ihre Kennung noch Titel, Bild oder Video; dass ein Einstieg aus einer Anzeige kam, halten wir höchstens in Zahlen ohne Bezug zu Ihnen fest.

Wofür. Nur um Ihnen die angeforderte Antwort zu senden, doppelte Antworten zu verhindern und der Firma anzuzeigen, wie oft ihre Links genutzt wurden (nur Zahlen pro Link und Tag). Wir nutzen diese Daten nicht für eigene Zwecke, nicht für Werbung, nicht für Profile, nicht zum Trainieren von KI, geben sie nicht an KI-Anbieter weiter und verkaufen sie nicht.

Wie lange. Ihre Instagram-ID, den Code und den Zeitpunkt löschen wir 90 Tage nach Eingang; in verschlüsselten Sicherungskopien bleiben sie höchstens 30 Tage länger. Den Prüfwert gegen doppelte Antworten (HMAC-SHA256 Ihrer Instagram-ID mit dem Schlüssel der Firma) löschen wir nach 35 Tagen. Die Zahlen ohne Personenbezug bleiben, bis die Firma den Link löscht oder ihre Instagram-Verbindung bei FlexAI gelöscht wird.

Für Meta und Ihre Rechte gilt Abschnitt 5 gleich.

6. Beitrags-Assistent

Der Beitrags-Assistent hilft Firmen, Instagram-Beiträge vorzubereiten. Dafür bearbeiten wir:

  • Firmenprofil: Angaben, die Sie eingeben, zum Beispiel Firma, Angebot, Zielgruppe, Ton und Website. Diese Angaben können Namen von Personen enthalten, wenn Sie solche eintragen.
  • Website auslesen (wahlweise): Auf Ihren Knopfdruck ruft FlexAI einige öffentliche Seiten Ihrer eigenen Website ab und schlägt daraus Angaben für Ihr Profil vor. Den abgerufenen Text löschen wir nach der Auswertung, spätestens nach 24 Stunden. Sie entscheiden, was ins Profil übernommen wird.
  • Fotos und Videos: Dateien, die Sie hochladen, um Text darauf zu setzen. Beim Hochladen entfernen wir eingebettete Metadaten wie Aufnahmeort (GPS), Gerät und Aufnahmezeit. Für die KI-Texte gehen Fotos und Videos nicht an KI-Anbieter; zur Wartung siehe Abschnitt 7.
  • Texte und Ergebnisse: Themen, Anfangssätze und Beschreibungen, die die KI vorschlägt, sowie die fertigen Videos.
  • Kundenstimmen: Texte aus Erwähnungen, die Sie mit Erlaubnis der Person in einen Entwurf übernehmen, mit der Angabe, wer die Erlaubnis wann bestätigt hat (Abschnitt 5a). Sie gehen nicht an KI-Anbieter.

Uploads, Zwischenstände und Ergebnisse löschen wir 30 Tage nach dem Erstellen; laden Sie Ergebnisse, die Sie behalten möchten, vorher herunter. Für geplante Beiträge bewahren wir Foto oder Video bis zur Veröffentlichung auf, danach gilt Abschnitt 4. Das Firmenprofil bleibt, bis Sie es löschen oder Ihr Vertrag endet. Eine übernommene Kundenstimme bleibt, bis Sie den Entwurf löschen oder Ihr Vertrag endet.

Für Inhalte, die Sie hochladen oder veröffentlichen, ist Ihre Firma verantwortlich; wir bearbeiten sie in Ihrem Auftrag. Zeigen Ihre Fotos oder Videos andere Personen, brauchen Sie deren Einverständnis. Dasselbe gilt für Kundenstimmen.

6a. ClipDesk: Guthaben und Zahlung

Guthaben-Buch. ClipDesk nutzen Sie mit vorausbezahltem Guthaben in Tokens. Dafür führen wir ein Buch mit jeder Buchung Ihres Kontos: Startguthaben, Aufladung, Gutschrift oder Korrektur mit Grund, Reservierung und Verbrauch je Video und Arbeitsschritt, Verfall sowie gegebenenfalls Rückerstattung, jeweils mit Betrag, Zeitpunkt und, soweit zutreffend, dem Benutzer, der die Buchung ausgelöst hat, und der Kennung der Zahlung bei Stripe. Zweck: Abrechnung, Nachweis gegenüber Ihnen und gesetzliche Buchführung.

Zustimmung. Wir speichern, welcher Fassung der Nutzungsbedingungen von ClipDesk Sie wann zugestimmt haben und welcher Benutzer zugestimmt hat.

Bezahlen mit Stripe. Guthaben kaufen Sie auf einer Bezahlseite von Stripe (buy.stripe.com). Ihre Zahlungsangaben (zum Beispiel Karte), Ihre E-Mail-Adresse und, falls Stripe sie verlangt, Ihre Rechnungsadresse geben Sie dort direkt bei Stripe ein; Stripe sendet Ihnen die Quittung per E-Mail. Damit wir die Zahlung Ihrem Konto zuordnen können, enthält der Link zur Bezahlseite eine signierte Kennung Ihres Kundenkontos, aber weder Ihren Namen noch Ihre E-Mail-Adresse. Stripe meldet uns die Zahlung; davon speichern wir auf unserem Server nur die Kennungen des Ereignisses, der Bezahlsitzung und der Zahlung, Betrag, Währung, Ihre Kundennummer bei uns, das Ergebnis der Zuordnung und den Zeitpunkt, nie Karten- oder Kontodaten, Namen, E-Mail-Adresse oder Adresse aus der Zahlung. Im Konto von FlexPC bei Stripe können wir die Angaben zu Ihrer Zahlung einsehen (zum Beispiel Name, E-Mail-Adresse, Art und letzte Ziffern der Karte); wir nutzen sie nur für Rückfragen, Rückerstattungen und Streitfälle. Stripe ist Stripe Payments Europe, Limited, Dublin, Irland, mit Stripe Payments UK Ltd und Stripe, Inc., USA. Stripe bearbeitet die Zahlungsdaten teils in unserem Auftrag, teils als eigene Verantwortliche, zum Beispiel zur Betrugsbekämpfung und für eigene gesetzliche Pflichten, nach ihrer Datenschutzerklärung (stripe.com/ch/privacy), auch in den USA.

Rückerstattung. Guthaben wird nur in den Fällen zurückerstattet, die die Nutzungsbedingungen von ClipDesk nennen (Ziff. 7.2). Ist eine Rückerstattung auf das ursprüngliche Zahlungsmittel nicht möglich, bearbeiten wir für die Überweisung Ihren Namen und Ihr Bankkonto (IBAN), die Sie uns per E-Mail angeben, im Postfach info@flexpc.ch und in unserer Buchhaltung.

Wie lange. Die Buchungen und die Angaben zu Zahlungen bewahren wir aufgrund gesetzlicher Pflicht 10 Jahre nach dem Ende des Geschäftsjahres der letzten Buchung auf (Art. 958f OR) und löschen oder anonymisieren sie danach. Wird Ihr Konto gelöscht, bleiben die Buchungen nur mit Ihrer internen Kundennummer stehen, ohne Ihren Namen. Haben Sie Guthaben gekauft oder eine Rückerstattung erhalten, halten wir zusätzlich Ihre Kundennummer, Ihren Namen bzw. den Namen Ihrer Firma und den Zeitpunkt der Löschung fest, damit sich die Belege Ihrem Konto zuordnen lassen. Verlangen Sie die Löschung Ihres Kontos oder endet Ihr Vertrag, verfällt Ihr restliches Guthaben nach den Nutzungsbedingungen von ClipDesk, und wir löschen Ihr Konto innert 30 Tagen. Ihre Zustimmung zu den Nutzungsbedingungen speichern wir, bis Ihr Konto gelöscht wird.

6b. ClipDesk: Videos und Veröffentlichen

Ihre Angaben. Für Ihre Videos bearbeiten wir, was Sie in ClipDesk eingeben oder hochladen: Angaben zu Ihren Marken (zum Beispiel Name, Thema, Zielgruppe, Stil, Sprache, Stimme, Plattformen), zu Geschichten und Serien (Figuren, Schauplätze, Handlung), Ideen, Wünsche und Einstellungen sowie gegebenenfalls eigenes Material. ClipDesk braucht dafür keine Personendaten. Verwenden Sie Namen, Bilder oder andere Angaben zu realen Personen, brauchen Sie deren Einverständnis.

Wie ein Video entsteht. Die Videos entstehen auf einem eigenen Server bei Hetzner in Nürnberg, Deutschland, der über ein privates Netz mit unserer Datenbank verbunden ist. Skripte, Titel, Ideen und Prüfungen erstellt das KI-Modell Claude von Anthropic (Abschnitt 7). Bilder, bewegte Bilder, Stimme, Musik und Geräusche erstellen KI-Modelle, die wir über die Schnittstelle von fal (Features & Labels, Inc., USA) nutzen. An fal senden wir Beschreibungen der Szenen, den Sprechtext und Bilder, die ClipDesk für das Video erstellt hat oder die Sie dafür hochgeladen haben, ohne eingebettete Metadaten; nie Ihre E-Mail-Adresse, Ihren Namen oder Zahlungsdaten. fal bearbeitet diese Daten als unsere Auftragsbearbeiterin nach ihrem Datenschutznachtrag (Data Processing Addendum), auch in den USA. ClipDesk prüft Ihre Angaben und die Skripte automatisch mit einer Liste gesperrter Wörter und mit KI auf unzulässige Inhalte. ClipDesk kennzeichnet veröffentlichte Videos als mit KI erstellt und versieht die Datei, soweit das Format es zulässt, mit einer maschinenlesbaren Markierung, die keine Angaben zu Ihnen enthält.

Ideen aus YouTube. Für Ideen fragt ClipDesk über die Schnittstelle von YouTube (YouTube Data API der Google LLC, USA) öffentliche Angaben zu beliebten Videos ab, zum Beispiel Titel und Aufrufzahlen. Dafür senden wir Google Suchbegriffe aus dem Thema Ihrer Marke, keine Angaben zu Ihnen. Geben Sie einen Link zu einem YouTube- oder TikTok-Video als Vorbild an, fragen wir dazu öffentliche Angaben ab (zum Beispiel Titel, Kanal, Länge, Beschreibung) und verwenden sie nur für die eine Anfrage an die KI. Gespeichert bleiben nur der Link und, wenn die Angaben nicht über die YouTube Data API kamen, Titel und Kanalname. ClipDesk lädt keine fremden Videos herunter. Für die Schnittstelle von YouTube gelten die Nutzungsbedingungen von YouTube (www.youtube.com/t/terms) und die Datenschutzerklärung von Google (https://policies.google.com/privacy).

Veröffentlichen über Upload-Post. Auf Ihren Wunsch veröffentlicht ClipDesk Videos über den Dienst Upload-Post der TONVI TECH S.L., Málaga, Spanien, als unsere Auftragsbearbeiterin. Dort richten wir für Sie ein Profil mit einem zufälligen Namen ohne Angaben zu Ihnen ein. Ihre Konten bei TikTok, Instagram, YouTube oder anderen Plattformen verbinden Sie über einen Link auf der Seite von Upload-Post, der 48 Stunden gilt und den wir nicht speichern; die Verbindung zu Ihren Konten hält Upload-Post, Ihre Passwörter erfahren wir nicht. Für eine Veröffentlichung senden wir Upload-Post die Videodatei, Titel, Beschreibung und Hashtags, Ihre Einstellungen (zum Beispiel Sichtbarkeit) und die Kennzeichnung als KI-Inhalt. Wir speichern Ihre Wahl der Plattformen und Einstellungen je Marke und Ihre Zustimmung zum automatischen Veröffentlichen, je mit Zeitpunkt, sowie je Video den Stand der Veröffentlichung und die Links zu den Beiträgen; diese Links können Ihren Kontonamen enthalten. Upload-Post setzt eigene Unterauftragsbearbeiter ein, auch in den USA. Mit der Veröffentlichung wird ein Video auf der Plattform öffentlich und von deren Anbieterin nach ihren eigenen Bedingungen bearbeitet. Wird Ihr Konto gelöscht, löschen wir auch Ihr Profil bei Upload-Post.

Wie lange. Videodateien löschen wir automatisch: Zwischenstände nach 2 Tagen; fertige Videos 14 Tage nach der Fertigstellung, geplante 14 Tage nach dem geplanten Termin; Videos, die auf allen gewählten Plattformen veröffentlicht sind, nach einem Tag; abgebrochene und verworfene Videos nach 7 Tagen. Teile einer Serie, die noch nicht abgeschlossen ist, bleiben bis zu deren Abschluss; danach gelten diese Fristen. Bilder von erfundenen Figuren und Gegenständen bleiben bei der Marke, solange sie gebraucht werden; nicht mehr benutzte löschen wir nach 14 Tagen, sobald eine Marke mehr als 60 davon hat. Der Speicher ist je Konto auf 8 GB begrenzt; ist er voll, löschen wir zuerst die Dateien bereits veröffentlichter Videos. Ideen aus YouTube löschen wir nach 29 Tagen. Texte und Einstellungen (Marken, Geschichten, Skripte, Titel, Beschreibungen, Stand der Veröffentlichung) bleiben, bis Sie sie löschen oder Ihr Konto gelöscht wird. Wird Ihr Konto gelöscht, löschen wir auch die Videodateien, spätestens innert 30 Tagen.

7. KI-Anbieter

Die Texte des Beitrags-Assistenten sowie Textvorschläge für Stichwörter, Danke-Texte und Antworten auf Links und QR-Codes erstellt das KI-Modell Claude (Sonnet 5.5) der Anthropic Ireland, Limited, Dublin, Irland, über deren Schnittstelle (API) nach den kommerziellen Bedingungen von Anthropic. Anthropic ist dafür unsere Auftragsbearbeiterin nach ihrem Datenschutznachtrag (Data Processing Addendum) und bearbeitet die Daten auch in den USA, insbesondere über die Anthropic, PBC.

Für FlexAI senden wir an Anthropic nur Text: Angaben aus dem Firmenprofil, das gewählte Thema oder Stichwort, Entwürfe ohne übernommene Kundenstimmen, die Art einer Erwähnung, Zweck und Name eines Links, die gewünschte Sprache und, falls Sie Ihre Website auslesen lassen, deren Text. Wir senden keine Fotos, Videos, Instagram-Kommentare, Erwähnungen, Kundenstimmen, Benutzernamen oder Ihre E-Mail-Adresse. Anthropic darf diese Daten nach ihren kommerziellen Bedingungen nicht zum Trainieren ihrer Modelle verwenden. Anthropic löscht Eingaben und Ergebnisse nach eigenen Angaben innert 30 Tagen; meldet ihr Missbrauchsschutz einen Verstoss gegen ihre Nutzungsrichtlinien, bewahrt sie diese bis zu 2 Jahre auf.

Für ClipDesk nutzen wir Claude ebenfalls über die Schnittstelle nach den kommerziellen Bedingungen von Anthropic, mit einem eigenen Schlüssel für ClipDesk; es gelten dieselbe Auftragsbearbeitung, derselbe Ausschluss des Trainings und dieselben Löschfristen. An Anthropic senden wir dafür Ihre Angaben zu Marke, Geschichte und Ideen, Skripte, Titel beliebter Videos ohne Kanalnamen (Abschnitt 6b) und von ClipDesk erstellte Bilder zur Prüfung; nie Ihre E-Mail-Adresse, Ihren Namen oder Zahlungsdaten.

KI-Texte sind Vorschläge. Sie können falsch oder unpassend sein; prüfen Sie sie vor dem Veröffentlichen oder Senden. FlexAI sendet keine KI-Texte, die nicht eine Person der Firma vorher gewählt oder gespeichert hat. FlexAI trifft keine automatisierten Einzelentscheidungen über Personen.

Wartung und Fehlersuche mit KI-Werkzeug. Für Wartung, Fehlersuche und Weiterentwicklung von FlexAI und ClipDesk setzt unser Inhaber das KI-Werkzeug Claude Code von Anthropic ein. Dabei kann Claude Code im Einzelfall Daten aus FlexAI und ClipDesk einsehen, soweit es dafür nötig ist, zum Beispiel Einträge in der Datenbank, Protokolle oder Dateien. Das können Daten aus Benutzerkonten sein, Inhalte des Beitrags-Assistenten (Firmenprofil, ausgelesener Website-Text, Entwürfe ohne übernommene Kundenstimmen, KI-Vorschläge, Fotos und Videos) sowie Inhalte und Buchungen von ClipDesk (Marken, Geschichten, Skripte, Videos, Guthaben-Buchungen und Zahlungsereignisse nach Abschnitt 6a). Nie eingesehen werden Instagram-Daten: Kommentare, Nachrichten, Erwähnungen, Benutzernamen und Instagram-IDs von Personen, die kommentieren, erwähnen oder über einen Link schreiben (Abschnitte 5, 5a und 5b), übernommene Kundenstimmen, die Links und Zahlen unter «Links und QR-Codes», die Verbindungsdaten Ihres Instagram-Kontos (Konto-ID, Benutzername, Zugriffsschlüssel, Portfolio-ID, von Meta vergebene Kennung, Auswahlliste), Kennzahlen, Angaben zu veröffentlichten Beiträgen und alle übrigen Daten, die wir von Meta erhalten. Diese Nutzung läuft über ein persönliches Abonnement (Claude Pro oder Max) des Inhabers, nicht über die Schnittstelle nach dem ersten Absatz. Dafür besteht kein Auftragsbearbeitungsvertrag: Anthropic Ireland, Limited, bearbeitet die übermittelten Daten als eigene Verantwortliche nach ihrer Datenschutzerklärung (anthropic.com/legal/privacy), auch in den USA. Die Einstellung, mit der Anthropic Unterhaltungen zum Trainieren ihrer Modelle nutzen darf, ist ausgeschaltet, und wir senden aus solchen Sitzungen kein Feedback an Anthropic. Anthropic löscht die Daten nach eigenen Angaben innert 30 Tagen; meldet ihr Missbrauchsschutz einen Verstoss gegen ihre Nutzungsrichtlinien, bewahrt sie diese bis zu 2 Jahre auf. Schlüssel zur Verschlüsselung und Prüfwerte von Passwörtern zeigen wir in solchen Sitzungen ebenfalls nicht an. Die Firmen, für die wir Daten bearbeiten, haben dieser Nutzung im Auftragsbearbeitungsvertrag zugestimmt.

8. Empfänger und Auftragsbearbeiter

  • Hosting: Hetzner Online GmbH, Gunzenhausen, Deutschland, als Auftragsbearbeiterin. Server und Datenbank von FlexAI und ClipDesk sowie der Server, auf dem die Videos von ClipDesk entstehen, stehen in Rechenzentren in Nürnberg, Deutschland. Tägliche, verschlüsselte Sicherungskopien liegen auf einem Speicher (Storage Box) der Hetzner Online GmbH in Falkenstein, Deutschland, und werden nach 30 Tagen gelöscht.
  • E-Mail: Microsoft Ireland Operations Limited, Dublin, Irland (Microsoft 365), als Auftragsbearbeiterin für Systemmails und unser Postfach info@flexpc.ch. Details in Abschnitt 6 der Datenschutzerklärung von flexpc.ch.
  • KI: Anthropic Ireland, Limited, Dublin, Irland, mit Anthropic, PBC, USA (Abschnitt 7): für KI-Texte als Auftragsbearbeiterin, bei Wartung und Fehlersuche mit Claude Code als eigene Verantwortliche.
  • Instagram: Meta Platforms Ireland Limited, Dublin, Irland, als eigenständig Verantwortliche. Meta liefert uns Kommentare, Erwähnungen, Nachrichten, Angaben zu Unterhaltungen über Links und Kennzahlen, stellt die Nachrichten und Antworten von FlexAI zu und veröffentlicht die freigegebenen Beiträge. Wir übermitteln Meta nur, was für das Senden der Nachrichten und Antworten und für die Veröffentlichung nötig ist, also auch Fotos, Videos und Beschreibungen freigegebener Beiträge.
  • Zahlung (ClipDesk): Stripe Payments Europe, Limited, Dublin, Irland, mit Stripe Payments UK Ltd und Stripe, Inc., USA, teils als Auftragsbearbeiterin, teils als eigene Verantwortliche (Abschnitt 6a).
  • Videoherstellung (ClipDesk): Features & Labels, Inc. (fal), USA, als Auftragsbearbeiterin für Bilder, bewegte Bilder, Stimme, Musik und Geräusche (Abschnitt 6b); Anthropic für Skripte und Prüfungen (Abschnitt 7).
  • Veröffentlichen (ClipDesk): TONVI TECH S.L. (Upload-Post), Málaga, Spanien, als Auftragsbearbeiterin mit eigenen Unterauftragsbearbeitern, auch in den USA (Abschnitt 6b). Die Plattformen, auf denen Sie veröffentlichen (zum Beispiel TikTok, Meta, Google/YouTube), bearbeiten Ihre Videos als eigene Verantwortliche.
  • YouTube-Schnittstelle (ClipDesk): Google LLC, USA, für die Abfrage öffentlicher Angaben zu Videos; an Google gehen nur Suchbegriffe und Video-Kennungen, keine Angaben zu Ihnen (Abschnitt 6b).

Wir verkaufen keine Personendaten und geben sie nicht zu Werbezwecken weiter. Behörden geben wir Daten nur heraus, wenn das Gesetz uns dazu verpflichtet.

9. Bekanntgabe ins Ausland

Deutschland und Irland gewährleisten einen angemessenen Datenschutz (Art. 16 Abs. 1 DSG, Anhang 1 DSV). Für die Bearbeitung durch Anthropic in den USA und anderen Staaten gelten bei den KI-Texten die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission mit den Anpassungen für die Schweiz nach dem Datenschutznachtrag von Anthropic (Art. 16 Abs. 2 lit. d DSG). Bei Wartung und Fehlersuche mit Claude Code geben wir die Daten an Anthropic Ireland, Limited, in Irland bekannt; die Weitergabe in die USA und andere Staaten verantwortet Anthropic als eigene Verantwortliche nach ihrer Datenschutzerklärung, nach eigenen Angaben gestützt auf Standardvertragsklauseln. Für Microsoft gilt Abschnitt 7 der Datenschutzerklärung von flexpc.ch. Meta bearbeitet Daten nach ihrer eigenen Datenrichtlinie, auch in den USA.

Für ClipDesk: Spanien gewährleistet einen angemessenen Datenschutz (Anhang 1 DSV). Für die Bearbeitung durch fal in den USA gelten die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission mit den Anpassungen für die Schweiz nach dem Datenschutznachtrag von fal (Art. 16 Abs. 2 lit. d DSG); für Anthropic gilt der erste Absatz. Stripe, Inc. ist nach dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert; für so zertifizierte Unternehmen gewährleisten die USA einen angemessenen Datenschutz (Art. 16 Abs. 1 DSG, Anhang 1 DSV). Upload-Post gibt Daten an ihre Unterauftragsbearbeiter in den USA nach eigenen Angaben gestützt auf das Data Privacy Framework oder Standardvertragsklauseln weiter. An Google senden wir für die YouTube-Schnittstelle keine Personendaten.

10. Aufbewahrung

  • Kommentare, Nachrichten, Benutzernamen und Instagram-IDs von Personen, die kommentieren: 90 Tage nach Eingang.
  • Prüfwert gegen doppelte Nachrichten: bis die Automatik oder der Beitrag entfernt wird, spätestens 12 Monate nach dem letzten Kommentar der Person, bei Vertragsende sofort unbrauchbar (Schlüssel gelöscht).
  • Prüfwert nach «Stopp» oder Blockieren: höchstens 12 Monate.
  • Erwähnungen (Benutzername, Textausschnitt, Link zum Beitrag, Zeitpunkt, Antwort): 90 Tage nach Eingang, auch wenn sie erledigt sind.
  • Verschlüsselte Kennungen zum Antworten auf eine Erwähnung: 24 Stunden (Story) bzw. 7 Tage (Kommentar, Beitrag) nach der Erwähnung.
  • Unterhaltungen über Links und QR-Codes (Instagram-ID, Code des Links, Zeitpunkt): 90 Tage nach Eingang.
  • Prüfwert gegen doppelte automatische Antworten auf Story-Erwähnungen und Links: 35 Tage.
  • Übernommene Kundenstimme mit der Bestätigung der Erlaubnis: bis die Firma den Entwurf löscht oder der Vertrag endet.
  • Zähler ohne Personenbezug: bis zur Löschung des Kundenkontos; Zahlen zu Links und QR-Codes schon, wenn die Firma den Link löscht oder ihre Instagram-Verbindung bei FlexAI gelöscht wird.
  • Zugriffsschlüssel für Instagram: bis Sie die Verbindung trennen, FlexAI bei Meta entfernen, Meta ihn ungültig macht oder der Vertrag endet; dann sofort gelöscht.
  • Liste der Instagram-Konten zur Auswahl (mit dem dazu zwischengespeicherten, verschlüsselten Zugriffsschlüssel): nach der Auswahl gelöscht, sonst nach 15 Minuten, spätestens nach einem Tag.
  • Firmenprofil: bis Sie es löschen oder der Vertrag endet.
  • Uploads, Zwischenstände und Ergebnisse des Beitrags-Assistenten: 30 Tage nach dem Erstellen; bei geplanten Beiträgen bis zur Veröffentlichung, danach 7 Tage, frühestens 30 Tage nach dem Erstellen.
  • Adresse, unter der Meta ein Medium für die Veröffentlichung abholt: höchstens 1 Stunde gültig.
  • Angaben zu veröffentlichten Beiträgen (Instagram-ID, Link, Zeitpunkt, Beschreibung, Freigabe) und Kennzahlen: solange Ihr Instagram-Konto verbunden ist, höchstens 24 Monate; nach dem Trennen oder Vertragsende innert 30 Tagen gelöscht.
  • Abgerufener Website-Text: bis zur Auswertung, höchstens 24 Stunden.
  • Bei Anthropic, für KI-Texte und bei Wartung und Fehlersuche: höchstens 30 Tage, bei gemeldeten Verstössen bis 2 Jahre (Abschnitt 7).
  • Server-Protokolle: ohne Kommentar- und Nachrichtentexte, höchstens 30 Tage.
  • Verschlüsselte Sicherungskopien: 30 Tage. Daten, die wir nach den Fristen in diesem Abschnitt löschen, bleiben darin höchstens 30 Tage länger enthalten.
  • Unbestätigte Registrierungen (E-Mail-Adresse, Sprache): höchstens 26 Stunden nach dem Absenden; der Bestätigungslink gilt 24 Stunden.
  • Prüfwerte (HMAC) Ihres Postfachs und der Domain Ihrer Adresse sowie Zeitpunkt des Versands zur Begrenzung der E-Mails: 24 Stunden.
  • IP-Adressen für die Begrenzung der Registrierungen: nur im Arbeitsspeicher, höchstens 60 Minuten nach der letzten Anfrage, nie gespeichert.
  • Benachrichtigungen über neue Registrierungen und das Ende der Pilotphase im Postfach info@flexpc.ch: 12 Monate.
  • E-Mail-Ausgang (Systemmails mit Ihrer Adresse, zum Beispiel der Bestätigungslink): bis zum erfolgreichen Versand, danach sofort gelöscht; Mails, die nicht versendet werden konnten: höchstens 7 Tage.
  • Nach Ende einer Pilotphase ohne angenommene Offerte: Kundenkonto innert 30 Tagen gelöscht; Instagram-Zugriffsschlüssel und HMAC-Schlüssel sofort bei Pilotende.
  • ClipDesk, Guthaben-Buchungen und Angaben zu Zahlungen von Stripe: 10 Jahre nach dem Ende des Geschäftsjahres der letzten Buchung (Art. 958f OR); nach der Löschung des Kontos nur mit der internen Kundennummer, bei Konten mit Zahlung zusätzlich mit Name und Zeitpunkt der Löschung (Abschnitt 6a).
  • ClipDesk, Konto bei Löschwunsch oder Vertragsende: innert 30 Tagen gelöscht; restliches Guthaben verfällt (Nutzungsbedingungen ClipDesk Ziff. 7 und 14.4).
  • ClipDesk, Zustimmung zu den Nutzungsbedingungen: bis zur Löschung des Kontos.
  • ClipDesk, Name und Bankkonto für eine Rückerstattung per Überweisung: als Buchungsbeleg 10 Jahre (Art. 958f OR).
  • ClipDesk, Videodateien: Zwischenstände 2 Tage; fertige Videos 14 Tage nach der Fertigstellung, geplante 14 Tage nach dem Termin; veröffentlichte Videos 1 Tag nach der Veröffentlichung auf allen gewählten Plattformen; abgebrochene und verworfene Videos 7 Tage; Teile einer laufenden Serie bis zu deren Abschluss; höchstens 8 GB je Konto (Abschnitt 6b).
  • ClipDesk, Ideen aus YouTube: 29 Tage. Angaben zu einem Vorbild-Link: nur für die eine Anfrage an die KI; gespeichert bleibt der Link (Abschnitt 6b).
  • ClipDesk, Marken, Geschichten, Skripte, Einstellungen, Wahl der Plattformen, Zustimmung zum automatischen Veröffentlichen und Stand der Veröffentlichungen: bis Sie sie löschen oder das Konto gelöscht wird. Profil bei Upload-Post: bis zur Löschung des Kontos. Link zum Verbinden Ihrer Konten: 48 Stunden gültig, nicht gespeichert.
  • Benutzerkonto und Vertragsdaten: bis zum Vertragsende; danach löschen wir das Kundenkonto mit allen Daten innert 30 Tagen. Rechnungen und Buchungsbelege bewahren wir aufgrund gesetzlicher Pflicht 10 Jahre auf (Art. 958f OR).
  • Protokoll der Löschanfragen (Bestätigungscode, Status, Datum, ohne Personendaten): 12 Monate.

11. Löschung von Daten (Data Deletion Instructions)

Als Kundin oder Kunde von FlexAI:

  1. In FlexAI unter [Einstellungen > Instagram > Verbindung trennen]: Der Zugriffsschlüssel wird sofort gelöscht, Automatik und geplante Veröffentlichungen stoppen, die übrigen Instagram-Daten Ihres Kontos (einschliesslich Kennzahlen, Erwähnungen und Zahlen zu Links) löschen wir innert 30 Tagen. FlexAI bleibt bei Meta als verbundene App eingetragen, bis Sie es dort entfernen (Nr. 2).
  2. Oder bei Meta unter Business-Einstellungen > Integrationen > Verbundene Apps FlexAI entfernen und die Löschung Ihrer Daten verlangen. Entfernen Sie FlexAI bei Meta, erkennt FlexAI das innert 24 Stunden, löscht den Zugriffsschlüssel sofort und die übrigen Daten innert 30 Tagen; die sofortige Löschung aller Daten verlangen Sie per E-Mail (Nr. 3).
  3. Oder per E-Mail an info@flexpc.ch mit dem Betreff «Datenlöschung FlexAI» und dem Namen Ihres Instagram-Kontos. Für die Löschung Ihres ganzen FlexAI-Kontos genügt eine E-Mail von der Adresse Ihres Benutzerkontos.

Beiträge, die FlexAI auf Instagram veröffentlicht hat, bleiben auf Instagram, bis Sie sie dort löschen; das Löschen bei FlexAI entfernt sie nicht von Instagram.

Als Kundin oder Kunde von ClipDesk: Schreiben Sie von der Adresse Ihres Benutzerkontos an info@flexpc.ch mit dem Betreff «Datenlöschung ClipDesk». Wir löschen Ihr Konto innert 30 Tagen; restliches Guthaben verfällt damit und wird nicht zurückerstattet (Nutzungsbedingungen ClipDesk Ziff. 7). Buchungsbelege bewahren wir nach Abschnitt 10 auf. Videos, die ClipDesk auf TikTok, Instagram oder anderen Plattformen veröffentlicht hat, bleiben dort, bis Sie sie auf der Plattform löschen. Die Verbindung Ihrer Konten mit Upload-Post trennen Sie bei der jeweiligen Plattform; mit der Löschung Ihres Kontos löschen wir auch Ihr Profil bei Upload-Post.

Als Person, die einen Beitrag kommentiert, eine Firma erwähnt, ihr über einen Link oder QR-Code geschrieben oder eine Nachricht erhalten hat:

Schreiben Sie an info@flexpc.ch mit dem Betreff «Datenlöschung Instagram» und geben Sie Ihren Instagram-Benutzernamen sowie das Konto der Firma an, die Sie kommentiert, erwähnt oder angeschrieben haben. Wir prüfen, ob die Anfrage von Ihnen stammt, gegebenenfalls mit einer Rückfrage per Instagram-Nachricht, informieren die Firma und löschen Ihre Daten innert 30 Tagen. Sie können sich auch direkt an die Firma wenden. Nach Ablauf der 90 Tage (Abschnitte 5, 5a und 5b) haben wir zu Ihrem Benutzernamen keine Daten mehr, ausser höchstens 30 Tage lang in verschlüsselten Sicherungskopien. Eine Kundenstimme, die eine Firma mit Ihrer Erlaubnis übernommen hat, ist nicht mit Ihrem Benutzernamen verbunden; wollen Sie sie entfernen lassen, wenden Sie sich an die Firma, oder nennen Sie uns den Text, dann leiten wir Ihr Anliegen an die Firma weiter.

Wir bestätigen jede Löschung per E-Mail oder mit einem Bestätigungscode. In unseren verschlüsselten Sicherungskopien bleiben gelöschte Daten höchstens 30 Tage länger enthalten. Daten, die wir aufgrund gesetzlicher Pflichten aufbewahren müssen, löschen wir nach Ablauf dieser Pflicht.

12. Sicherheit

Verbindungen sind verschlüsselt (TLS). Zugriffsschlüssel für Instagram und die Kennungen zum Antworten auf Erwähnungen speichern wir verschlüsselt, Passwörter nur als Prüfwert. Die Daten jeder Firma sind in der Datenbank von denen anderer Firmen getrennt. Nachrichten von Meta und Zahlungsmeldungen von Stripe prüfen wir auf ihre Echtheit (Signatur). Die Dateien von ClipDesk liegen je Konto in einem eigenen, geschützten Ordner. Unsere Protokolle enthalten keine Kommentar- oder Nachrichtentexte. Sicherungskopien verschlüsseln wir, bevor sie den Server verlassen. Der Server ist nur für den Inhaber und das von ihm eingesetzte Wartungswerkzeug (Abschnitt 7) zugänglich und wird laufend aktualisiert. Erfahren wir von einer Verletzung der Datensicherheit, informieren wir betroffene Firmen und, wo nötig, den EDÖB und betroffene Personen.

13. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft über Ihre Personendaten, auf Berichtigung, Löschung und Herausgabe in einem gängigen Format sowie auf Widerspruch gegen bestimmte Bearbeitungen. Anfragen richten Sie per E-Mail an info@flexpc.ch oder schriftlich an die Adresse in Abschnitt 1. Wir antworten innert 30 Tagen. Betreffen Ihre Anfragen Daten, die wir im Auftrag einer Firma bearbeiten (Abschnitte 5, 5a, 5b und 6), leiten wir sie an die Firma weiter und unterstützen sie. Beschwerden nimmt der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB) entgegen.

14. Zusätzlich für Personen in der EU und im EWR

ClipDesk richtet sich nur an Personen und Firmen in der Schweiz. Soweit die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) anwendbar ist, gilt zusätzlich: Daten unserer Kundinnen und Kunden bearbeiten wir zur Durchführung vorvertraglicher Massnahmen (Registrierung) und zur Erfüllung des Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), Buchungen und Zahlungsbelege zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) und aufgrund unseres berechtigten Interesses an einem sicheren Betrieb, an einer effizienten Wartung und Fehlersuche (Abschnitt 7) und am Schutz vor Missbrauch (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Daten von Personen, die kommentieren, erwähnen oder über einen Link schreiben, bearbeiten wir als Auftragsverarbeiter der jeweiligen Firma (Art. 28 DSGVO); die Rechtsgrundlage bestimmt die Firma. In der Regel sind das bei Stichwort-Kommentaren und Links Ihre Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und das berechtigte Interesse der Firma, auf Kommentare und Anfragen zu antworten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), bei Erwähnungen das berechtigte Interesse der Firma, Erwähnungen ihres Kontos zu sehen und sich dafür zu bedanken (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), und bei einer Kundenstimme Ihre Einwilligung gegenüber der Firma (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen können. Sie haben die Rechte nach Art. 15 bis 21 DSGVO, insbesondere das Recht, der Bearbeitung aufgrund berechtigter Interessen zu widersprechen, sowie das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde, insbesondere in Ihrem Wohnsitzstaat.

15. Sprachfassungen und Änderungen

Diese Erklärung ist auf Deutsch verfasst; massgebend ist die deutsche Fassung. Die englische Fassung unten dient der Information. Wir passen diese Erklärung an, wenn sich FlexAI, ClipDesk oder die Rechtslage ändern, und informieren Kundinnen und Kunden vorher per E-Mail über wesentliche Änderungen. Es gilt die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.

FlexAI Privacy Policy, including ClipDesk (English version)

Last updated: [date of publication], version 1.6. The German version above is legally binding; this English version is provided for information.

1. Who we are

FlexAI (flexai.flexpc.ch) and ClipDesk (clipdesk.flexpc.ch) are provided by FlexPC Patrice Cavin, sole proprietorship, owner Patrice Cavin, Ausserdorfweg 6, 8854 Siebnen, Switzerland, UID CHE-413.712.069, e-mail info@flexpc.ch ("we"). We are the controller for the account, contract and usage data of our business customers, and for the account, credit, payment and usage data of ClipDesk customers and the production and publication of their videos (section 2b). For data of people who comment on our customers' Instagram posts, message them, mention them or start a conversation with them through a link or QR code, we act as a processor on behalf of the business whose account they interacted with (Art. 9 Swiss FADP, Art. 28 GDPR).

2. Instagram data we process

From our business customers (via Instagram API with Unified Login (Facebook Login for Business); permissions: instagram_basic, instagram_manage_comments, instagram_manage_messages, instagram_content_publish, instagram_manage_insights): Instagram account ID and username, an app-scoped ID issued by Meta for FlexAI, the access token (stored encrypted, no expiry), the IDs of posts for which the customer sets up an automation, the links, codes and reply texts the customer creates under "Links and QR codes", for posts published through FlexAI the media ID, permalink, time, caption and who approved it, and insights as numbers (reach, views, interactions, link clicks, follower count and growth, per post and per week). We never receive or store Instagram passwords. We check the business portfolio ID at sign-in but do not store it. If several accounts are offered, we show them only for selection and delete the list after the selection, at the latest after one day. We do not request demographic insights or lists of individual followers or of people who interacted.

Publishing. FlexAI publishes a post to the customer's Instagram account, immediately or at a scheduled time, only after an authorised user of the customer has approved it in a preview; AI suggestions are never published automatically. To publish, we make the photo or video available to Meta under a random, unguessable URL that is valid for at most one hour and then returns an error; access to it is not logged. Once published, the post is public on Instagram and processed by Meta under its own terms.

From people who comment or send messages to a customer's account (via Meta webhooks): Instagram-scoped user ID, username, comment ID and text, post ID, timestamp, the reply or button tap in the conversation, and the messages FlexAI sends on the customer's behalf.

From people who mention a customer's account in a comment, a post caption or a story (via Meta webhooks): username, type of mention, an excerpt of the text of at most 300 characters, the link to the post on Instagram if Meta provides it, the time, and whether and how the business replied. The identifiers needed to reply (comment or post ID, or the Instagram-scoped user ID for a story) are stored encrypted. We do not store photos, videos or story content, profile pictures or follower data. For a story mention, Meta sends FlexAI a link to the story; we do not store or display it and do not retrieve the story.

From people who open a customer's Instagram link or QR code (ig.me link with a code, via Meta webhooks): Instagram-scoped user ID, the code of the link, the time, the message ID, and the reply FlexAI sends. We do not store the text of the person's message. If the person comes from an ad, we store no data about the ad (no ad ID, title, image or video); that an entry came from an ad is recorded at most in counts without any personal reference. Codes are created per poster, flyer or ad, never per person.

Customer testimonials. A business may copy the text of a mention from a comment or caption into its own draft post as a testimonial, only after confirming that the person has given permission; FlexAI stores which user confirmed this and when, copies the text verbatim and without the username, and never copies story content, photos or videos.

2a. Customer account and registration

You can register yourself at flexai.flexpc.ch/registrieren or be invited by us. At registration you first give only your e-mail address and your language. Until you confirm your address with the link in our e-mail, we store only these two details as an unconfirmed registration. The link is valid for 24 hours; we delete unconfirmed registrations at the latest 26 hours after submission. Only after confirmation can you open your account on the page behind the link: there you enter your company name, your name and a password and agree to the terms and conditions and the data processing agreement. Only then do we store your company, your name, the check value of your password, and the version and time of your agreement. If your address is already registered, we send you an e-mail with the link to sign in instead. To limit the number of e-mails per mailbox and per e-mail provider (domain), we store for 24 hours pseudonymised check values (HMAC) of your mailbox and of the domain of your address and the time of sending. After every account opening we receive an e-mail at info@flexpc.ch with company, name, e-mail address and time, in order to support new customers and to detect abuse; we delete these e-mails at the latest 12 months after receipt. We also receive an e-mail at info@flexpc.ch when a pilot phase ends without an accepted offer, with the company name and the dates of the end of the pilot phase and of deletion; we delete these e-mails at the latest 12 months after receipt as well. To protect against abuse, the form checks a field that is invisible to humans and the time taken to submit, and limits the number of registrations per IP address (for IPv6 per address range) and per e-mail address; for this the server keeps the IP address in memory for at most 60 minutes after your last request and never stores it.

For your user account we process your e-mail address, your name if you give it, your company name, your language and role, the check value of your password (Argon2id, never in plain text), optionally details of your passkey (public key, identifier, name, device type, last use) and the times of sign-ins and changes. For the contract and billing we also process the company and billing details you give us and your agreement to the terms and conditions and the data processing agreement (version and time).

We send system e-mails via Microsoft 365 to the address of your account (invitation, confirmation of registration, notice of an existing account, welcome, password reset, notices about your Instagram connection, a reminder of the end of the pilot phase and notices about the contract). They contain no advertising. FlexAI and ClipDesk each set only two technically necessary cookies (session and protection against forged form requests), valid only for their own address (flexai.flexpc.ch or clipdesk.flexpc.ch) and only until the browser is closed, and use no statistics, tracking or advertising services and no third-party content. To pay, you go to a page of Stripe, where Stripe's cookies and privacy policy apply.

ClipDesk is used with your existing user account at clipdesk.flexpc.ch once we have activated ClipDesk for your account; we store whether and since when it is activated. There is currently no separate registration for ClipDesk.

Purpose: access to FlexAI and ClipDesk, security of the account, performance of the contract.

2b. ClipDesk

Credit and payment. ClipDesk is used with prepaid credit in tokens. We keep a ledger of every booking of your account (start credit, top-up, credit note or correction with reason, reservation and consumption per video and step, expiry and, where applicable, refund), each with amount, time and, where applicable, the user who triggered it and the Stripe payment identifier, and we store which version of the ClipDesk terms of use you accepted, when and by which user. You buy credit on a Stripe payment page (buy.stripe.com), where you enter your payment details, e-mail address and, if Stripe asks for it, billing address directly with Stripe; Stripe sends you the receipt. The payment link contains a signed identifier of your customer account, not your name or e-mail address. From Stripe's payment notice we store on our server only the identifiers of the event, checkout session and payment, amount, currency, your customer number, the result and the time; never card or account data, name, e-mail or address. In FlexPC's Stripe account we can see the details of your payment (e.g. name, e-mail, card type and last digits) and use them only for queries, refunds and disputes. Stripe (Stripe Payments Europe, Limited, Dublin, Ireland, with Stripe Payments UK Ltd and Stripe, Inc., USA) processes payment data partly on our behalf and partly as an independent controller under its privacy policy (stripe.com/ch/privacy), also in the USA; Stripe, Inc. is certified under the Swiss-U.S. Data Privacy Framework. Credit is refunded only in the cases listed in the ClipDesk terms of use (section 7.2); for a refund by bank transfer we process the name and IBAN you send us by e-mail.

Videos. We process what you enter or upload in ClipDesk (brands, stories and series, ideas, preferences, settings and, where applicable, your own material). ClipDesk needs no personal data for this; if you use names or images of real people, you need their consent. Videos are produced on a separate server at Hetzner in Nuremberg, Germany. Scripts, titles, ideas and checks are generated by Claude by Anthropic via its API (section 5). Images, moving images, voice, music and sound are generated by AI models accessed via the API of fal (Features & Labels, Inc., USA), a processor under its Data Processing Addendum with the EU Standard Contractual Clauses and Swiss amendments. We send fal scene descriptions, the voice-over text and images created by ClipDesk or uploaded by you for the video, without embedded metadata; never your e-mail address, name or payment data. ClipDesk checks your input and scripts automatically for prohibited content (word list and AI) and labels published videos as AI-generated.

Ideas from YouTube. ClipDesk queries the YouTube Data API (Google LLC, USA) for public data on popular videos, e.g. titles and view counts, by sending search terms derived from your brand's topic, no data about you. If you give a link to a YouTube or TikTok video as a model, we retrieve public details (e.g. title, channel, length, description) and use them only for that one AI request; we store only the link and, where the details did not come from the YouTube Data API, the title and channel name. ClipDesk does not download third-party videos. The YouTube Terms of Service (www.youtube.com/t/terms) and the Google Privacy Policy (https://policies.google.com/privacy) apply to the YouTube API.

Publishing via Upload-Post. At your request ClipDesk publishes videos through Upload-Post (TONVI TECH S.L., Málaga, Spain), a processor that uses its own sub-processors, also in the USA. We create a profile there with a random name and no data about you. You connect your TikTok, Instagram, YouTube or other accounts through a link on Upload-Post's site, valid for 48 hours and not stored by us; Upload-Post holds the connection, and we never learn your passwords. For a publication we send the video file, title, description, hashtags, your settings (e.g. visibility) and the AI label. We store your choice of platforms and settings per brand and your consent to automatic publishing, each with a timestamp, and per video the publication status and the links to the posts, which may contain your account name. Once published, a video is public on the platform and processed by its provider under its own terms. When your account is deleted, we also delete your Upload-Post profile.

3. Purposes

We use Instagram data only to: publish posts approved by the business; show the business its insights; detect whether a comment contains a keyword set by the business; send the requested private reply (one message with a button) and, after the person taps the button or replies, one follow-up message with the business's link; optionally post a public reply chosen by the business; show the business mentions of its account and let it thank the person (a public reply to comment and caption mentions, or a private message within 24 hours of a story mention, each triggered by a person at the business); if the business has switched it on, send one automated thank-you message with a fixed text after a story mention, without advertising, links or offers, at most once per person in 30 days; send one automated reply with the content promised by a link or QR code, at most once per person and link in 24 hours, without follow-up or advertising messages; insert a testimonial verbatim into a draft; prevent duplicate messages; and show the business aggregated counts (comments, messages, button taps, link clicks, conversations started through links). Every automated message is labelled as an automated message. If a person writes "stop", no further message is sent. Reply texts are written or chosen by the business in advance; FlexAI does not generate replies to people with AI in real time.

We do not use Instagram data for our own purposes, for advertising or profiling, we do not sell it, we do not use it to train AI models, and we do not share it with AI providers, including for maintenance and troubleshooting (section 5). The link in the follow-up message redirects via flexai.flexpc.ch to count clicks; the link is the same for everyone, and we set no cookies and store no IP address or device data.

4. Retention

  • Comments, messages, usernames and Instagram user IDs: deleted 90 days after receipt.
  • Mentions (username, text excerpt, link, time, reply): deleted 90 days after receipt, even if marked as done. Encrypted identifiers needed to reply: deleted 24 hours (story) or 7 days (comment, post) after the mention.
  • Conversations started through links or QR codes (user ID, code, time): deleted 90 days after receipt.
  • Duplicate-protection value (HMAC-SHA256 of the Instagram user ID with a per-customer key, not reversible): deleted when the automation or post is removed, at the latest 12 months after the person's last comment, and immediately unusable when the customer leaves (key destroyed). For automated replies to story mentions and links: deleted after 35 days. After "stop" or blocking: at most 12 months.
  • Testimonials and the confirmation of permission: until the business deletes the draft or the contract ends.
  • Aggregated counts without any personal reference: until the customer account is deleted; counts for links and QR codes already when the business deletes the link or its Instagram connection at FlexAI is deleted.
  • Access tokens: until the customer disconnects Instagram, removes FlexAI at Meta, Meta invalidates the token, or the contract ends, then deleted immediately.
  • List of accounts offered for selection (with the encrypted token held meanwhile): deleted after the selection, otherwise after 15 minutes, at the latest after one day.
  • Insights and details of posts published through FlexAI: while the Instagram account is connected, at most the last 24 months; deleted within 30 days after disconnection or end of contract, immediately after a data deletion request.
  • Media of scheduled posts: until publication, then 7 days, but not earlier than 30 days after creation. Media URLs for Meta: valid for at most one hour.
  • Server logs contain no comment or message texts and are kept for at most 30 days. Encrypted backups are kept for 30 days; data deleted under the periods above remains in them for at most 30 more days.
  • Unconfirmed registrations (e-mail address, language): at most 26 hours after submission; the confirmation link is valid for 24 hours.
  • Check values (HMAC) of your mailbox and of the domain of your address and time of sending, used to limit e-mails: 24 hours.
  • IP addresses used to limit registrations: in memory only, at most 60 minutes after the last request, never stored.
  • Notifications about new registrations and the end of a pilot phase in the mailbox info@flexpc.ch: 12 months.
  • Outbox of system e-mails (e-mails containing your address, for example the confirmation link): until sent successfully, then deleted immediately; e-mails that could not be sent: at most 7 days.
  • After a pilot phase ends without an accepted offer: customer account deleted within 30 days; Instagram access token and HMAC key deleted immediately when the pilot ends.
  • User account and contract data: until the contract ends; then we delete the customer account and all related data within 30 days. We keep invoices and accounting records for 10 years because of a statutory duty (Art. 958f Swiss Code of Obligations).
  • ClipDesk credit ledger and Stripe payment data: 10 years after the end of the financial year of the last booking (Art. 958f Swiss Code of Obligations); after account deletion only with the internal customer number, for accounts with a payment also with the name and time of deletion. On a deletion request or at the end of the contract, the account is deleted within 30 days; remaining credit expires. Acceptance of the ClipDesk terms: until the account is deleted. Name and IBAN for a refund by bank transfer: 10 years as an accounting record.
  • ClipDesk video files: intermediate files 2 days; finished videos 14 days after completion, scheduled videos 14 days after the scheduled date; videos published on all chosen platforms 1 day after publication; cancelled and discarded videos 7 days; parts of an unfinished series until the series ends; at most 8 GB per account. Ideas from YouTube: 29 days. Brands, stories, scripts, settings, platform choices, consent to automatic publishing and publication status: until you delete them or the account is deleted. Upload-Post profile: until the account is deleted. Connection link: valid for 48 hours, not stored.

5. Post assistant and AI provider

Our post assistant generates text suggestions with Claude (Sonnet 5.5) by Anthropic Ireland, Limited, via its API under Anthropic's commercial terms (processor under Anthropic's Data Processing Addendum; processing also in the USA by Anthropic, PBC, safeguarded by the EU Standard Contractual Clauses with Swiss amendments). We send Anthropic only text: business profile details, the chosen topic or keyword, drafts without testimonials, the type of a mention, the purpose and name of a link, the language and, if requested by the customer, text read from the customer's own website. For text suggestions, we never send photos, videos, Instagram comments, mentions, testimonials, usernames or user IDs. Under its commercial terms, Anthropic may not train models on this data; Anthropic states that it deletes inputs and outputs within 30 days (up to 2 years if flagged for a usage policy violation). Uploaded photos and videos are stripped of metadata (e.g. GPS) and deleted, together with generated results, 30 days after creation.

For ClipDesk we also use Claude via the API under Anthropic's commercial terms, with a separate key for ClipDesk and the same processing terms, training exclusion and deletion periods. We send Anthropic your brand, story and idea details, scripts, titles of popular videos without channel names, and images created by ClipDesk for checking; never your e-mail address, name or payment data.

Maintenance and troubleshooting with an AI tool. For maintenance, troubleshooting and further development of FlexAI and ClipDesk, our owner uses the AI tool Claude Code by Anthropic. In individual cases, Claude Code may see data from FlexAI and ClipDesk to the extent necessary, e.g. database entries, logs or files, such as user account data, post assistant content (business profile, website text, drafts without testimonials, AI suggestions, photos and videos) and ClipDesk content and bookings (brands, stories, scripts, videos, credit bookings and payment events as described in section 2b). It never sees Instagram data: comments, messages, mentions, usernames and user IDs of people who comment, mention or write through a link, testimonials, the links and counts under "Links and QR codes", the customer's Instagram connection data (account ID, username, token, portfolio ID, app-scoped ID, list of accounts offered for selection), insights, details of published posts or any other data we receive from Meta. This use runs through the owner's personal subscription (Claude Pro or Max), not through the API described above, and there is no data processing agreement for it: Anthropic Ireland, Limited processes the data it receives as an independent controller under its own privacy policy (anthropic.com/legal/privacy), also in the USA, according to Anthropic based on standard contractual clauses. The setting that allows Anthropic to use conversations for model training is switched off, and we send no feedback to Anthropic from such sessions. Anthropic states that it deletes the data within 30 days (up to 2 years if flagged for a usage policy violation). Encryption keys and password hashes are not displayed in such sessions either. The businesses for which we process data have approved this use in the data processing agreement.

6. Recipients and data location

Hosting: Hetzner Online GmbH, Germany (servers and database in Nuremberg, Germany; encrypted daily backups on a Hetzner Storage Box in Falkenstein, Germany, kept for 30 days). E-mail: Microsoft Ireland Operations Limited (Microsoft 365). AI: Anthropic Ireland, Limited, with Anthropic, PBC, USA (processor for text suggestions; independent controller for maintenance with Claude Code). Instagram: Meta Platforms Ireland Limited, acting as an independent controller under its own privacy policy. ClipDesk: the video server is also at Hetzner in Nuremberg, Germany; payment: Stripe (partly processor, partly independent controller); video generation: Features & Labels, Inc. (fal), USA (processor); publishing: TONVI TECH S.L. (Upload-Post), Spain (processor, with sub-processors also in the USA); the platforms you publish to act as independent controllers; YouTube Data API: Google LLC, USA (no personal data sent). We do not sell personal data.

7. How to request deletion (Data Deletion Instructions)

Business customers:

  1. In FlexAI, go to [Settings > Instagram > Disconnect]. The access token is deleted immediately, automations and scheduled posts stop; all other Instagram data of your account (including insights, mentions and link counts) is deleted within 30 days. FlexAI stays registered at Meta as a connected app until you remove it there (no. 2).
  2. Or, at Meta, go to Business Settings > Integrations > Connected apps, remove FlexAI and request deletion of your data. If you remove FlexAI at Meta, FlexAI detects this within 24 hours, deletes the access token immediately and all other data within 30 days; to have all data deleted immediately, e-mail us (no. 3).
  3. Or e-mail info@flexpc.ch with the subject "FlexAI data deletion" and your Instagram username.

Posts published through FlexAI remain on Instagram until you delete them there; deleting data at FlexAI does not remove them from Instagram.

ClipDesk customers: e-mail info@flexpc.ch from the address of your user account with the subject "ClipDesk data deletion". We delete your account within 30 days; remaining credit then expires and is not refunded (ClipDesk terms of use, section 7). Accounting records are kept as described in section 4. Videos published by ClipDesk on TikTok, Instagram or other platforms remain there until you delete them on the platform. With the deletion of your account we also delete your Upload-Post profile.

People who commented on a customer's post, mentioned a customer, wrote to a customer through a link or QR code, or received a message: e-mail info@flexpc.ch with the subject "Instagram data deletion", stating your Instagram username and the business account you commented on, mentioned or wrote to. We verify the request, inform the business and delete your data within 30 days. After the 90-day period, we no longer hold any data linked to your username. A testimonial copied with your permission is not linked to your username; to have it removed, contact the business, or send us the text and we will forward your request.

We confirm each deletion by e-mail or with a confirmation code. Deleted data remains in our encrypted backups for at most 30 more days.

8. Your rights

You have the right to access, rectify, erase and port your personal data and to object to certain processing. Contact info@flexpc.ch; we reply within 30 days. Requests concerning data we process on behalf of a business are forwarded to that business, and we assist it. You may lodge a complaint with the Swiss Federal Data Protection and Information Commissioner (FDPIC) and, where the GDPR applies, with a supervisory authority in the EU/EEA, in particular in your country of residence. ClipDesk is offered only to people and businesses in Switzerland. Where the GDPR applies, we process customer data to take pre-contractual steps (registration) and to perform our contract (Art. 6(1)(b) GDPR), keep bookings and payment records to comply with statutory retention duties (Art. 6(1)(c) GDPR) and for our legitimate interest in secure operation, efficient maintenance and troubleshooting and protection against abuse (Art. 6(1)(f) GDPR). For data we process on behalf of a business, the business determines the legal basis, typically your request (Art. 6(1)(b) GDPR) and its legitimate interest in replying to comments, requests and mentions (Art. 6(1)(f) GDPR), and for testimonials your consent given to the business (Art. 6(1)(a) GDPR), which you may withdraw at any time.