Auftragsbearbeitungsvertrag FlexAI

Stand: [Datum der Aufschaltung], Version 1.3

zwischen dem Kunden gemäss Vertrag über die Nutzung von FlexAI («Kunde», Verantwortlicher) und FlexPC Patrice Cavin, Einzelunternehmen, Ausserdorfweg 6, 8854 Siebnen, UID CHE-413.712.069, info@flexpc.ch («FlexPC», Auftragsbearbeiterin).

1. Gegenstand und Dauer

1.1 FlexPC bearbeitet für den Kunden Personendaten im Rahmen der Leistungen von FlexAI nach den AGB (Kommentar-Automatik, Erwähnungen, Links und QR-Codes sowie Beitrags-Assistent). Art, Zweck, Datenkategorien und betroffene Personen stehen in Anhang 1.

1.2 Dieser Vertrag gilt, solange FlexPC Personendaten für den Kunden bearbeitet, und endet mit der Löschung nach Ziff. 10.

1.3 Nicht unter diesen Vertrag fallen Daten, für die FlexPC selbst verantwortlich ist: Benutzerkonten, Anmeldung, Vertrag, Abrechnung, Support sowie Zähler und Kennzahlen ohne Bezug zu einzelnen Dritten (zum Beispiel Reichweite, Aufrufe, Follower-Zahl, Zahl der Einstiege über einen Link). Dafür gilt die Datenschutzerklärung von FlexAI.

2. Rollen

2.1 Der Kunde ist für die Bearbeitung verantwortlich (Art. 5 lit. j DSG, Art. 4 Nr. 7 DSGVO). Er entscheidet über Zweck und wesentliche Mittel, insbesondere über Stichwörter, Nachrichten, Links, Antworten auf Erwähnungen, die automatische Dank-Nachricht, die Antworten auf Links und QR-Codes, die Übernahme von Kundenstimmen und die Inhalte im Beitrags-Assistenten, und sorgt dafür, dass die Bearbeitung rechtmässig ist.

2.2 Meta Platforms Ireland Limited betreibt Instagram und bearbeitet Kommentare, Erwähnungen und Nachrichten in eigener Verantwortung nach ihren eigenen Bedingungen, die der Kunde mit Meta vereinbart hat. Meta ist keine Unterauftragsbearbeiterin von FlexPC.

3. Weisungen

3.1 FlexPC bearbeitet die Daten nur nach den Weisungen des Kunden. Die Weisungen sind in den AGB, in diesem Vertrag und in den Einstellungen festgelegt, die der Kunde in FlexAI vornimmt. Weitere Weisungen erteilt der Kunde per E-Mail an info@flexpc.ch.

3.2 FlexPC bearbeitet die Daten nicht für eigene Zwecke, insbesondere nicht für Werbung, Profile, den Verkauf oder das Training von KI-Modellen, und gibt sie nicht an Dritte weiter, ausser an Unterauftragsbearbeiter nach Ziff. 6, bei der Wartung nach Ziff. 6.4 oder wenn das Gesetz es verlangt. Im letzten Fall informiert FlexPC den Kunden vorher, soweit es erlaubt ist.

3.3 Hält FlexPC eine Weisung für rechtswidrig, teilt sie dies dem Kunden unverzüglich mit und darf die Ausführung bis zur Klärung aussetzen.

4. Vertraulichkeit

FlexPC behandelt die Daten vertraulich. Personen, die für FlexPC Zugriff auf die Daten haben, sind zur Vertraulichkeit verpflichtet. Zurzeit hat nur der Inhaber Zugriff; zum KI-Werkzeug, das er dabei einsetzt, siehe Ziff. 6.4.

5. Datensicherheit

5.1 FlexPC trifft die technischen und organisatorischen Massnahmen nach Anhang 2, um eine dem Risiko angemessene Datensicherheit zu gewährleisten (Art. 8 DSG, Art. 1 bis 3 DSV, Art. 32 DSGVO). FlexPC darf die Massnahmen an den Stand der Technik anpassen, wenn das Schutzniveau nicht sinkt.

5.2 Die Daten jedes Kunden werden getrennt von den Daten anderer Kunden bearbeitet.

6. Unterauftragsbearbeiter

6.1 Der Kunde genehmigt die Unterauftragsbearbeiter nach Anhang 3.

6.2 FlexPC informiert den Kunden mindestens 30 Tage vorher per E-Mail, bevor sie einen Unterauftragsbearbeiter hinzufügt oder ersetzt. Der Kunde kann innert dieser Frist aus wichtigem datenschutzrechtlichem Grund widersprechen. Finden die Parteien keine Lösung, kann der Kunde den Vertrag auf das Datum der Änderung kündigen. Ohne Widerspruch gilt die Änderung als genehmigt (Art. 9 Abs. 3 DSG, Art. 28 Abs. 2 DSGVO).

6.3 FlexPC verpflichtet jeden Unterauftragsbearbeiter vertraglich auf ein gleichwertiges Datenschutzniveau und haftet für ihn nach diesem Vertrag und den AGB. Bei Anbietern mit Standardverträgen (Hetzner, Microsoft, Anthropic) gelten deren Datenschutznachträge. Für die Wartung nach Ziff. 6.4 gilt dieser Absatz nicht.

6.4 Wartung und Fehlersuche mit Claude Code. Für Wartung, Fehlersuche und Weiterentwicklung von FlexAI setzt der Inhaber das KI-Werkzeug Claude Code der Anthropic ein, mit seinem persönlichen Abonnement (Claude Pro oder Max). Dabei kann Claude Code im Einzelfall Daten des Kunden einsehen, soweit es für die Wartung oder Fehlersuche nötig ist, zum Beispiel Einträge in der Datenbank, Protokolle oder Dateien: Firmenprofil, ausgelesener Website-Text, Entwürfe ohne übernommene Kundenstimmen, KI-Vorschläge, Fotos und Videos des Beitrags-Assistenten sowie Benutzerkonten im Portal. Nie eingesehen werden Instagram-Daten, nämlich alle Daten nach Anhang 1 A und C (Kommentare, Nachrichten, Erwähnungen, Benutzernamen, Instagram-IDs und Prüfwerte von Personen, die kommentieren, erwähnen oder über einen Link schreiben, übernommene Kundenstimmen, Links und Zähler der Link-Einstiege), die Verbindungsdaten des Instagram-Kontos des Kunden (Konto-ID, Benutzername, Zugriffsschlüssel), Kennzahlen, Angaben zu veröffentlichten Beiträgen und alle übrigen Daten, die FlexAI von Meta erhält. Für diese Nutzung besteht kein Auftragsbearbeitungsvertrag mit Anthropic: Anthropic Ireland, Limited, Dublin, Irland, bearbeitet die übermittelten Daten als eigene Verantwortliche nach ihrer Datenschutzerklärung, auch in den USA, und ist nicht an Weisungen von FlexPC oder des Kunden gebunden. FlexPC trifft dabei die Massnahmen nach Anhang 2 Nr. 11. Der Kunde genehmigt diese Bekanntgabe mit dem Abschluss dieses Vertrags (Art. 9 Abs. 3 DSG) und nimmt zur Kenntnis, dass Ziff. 3.2 und Ziff. 6.3 für Anthropic in diesem Fall nicht gelten. Er informiert die betroffenen Personen darüber, soweit nötig (Ziff. 12.1); Personen, die kommentieren, erwähnen oder über einen Link schreiben, sind nicht betroffen. Stellt FlexPC die Wartung auf einen Vertrag mit Anthropic als Auftragsbearbeiterin um, teilt sie dies dem Kunden mit; eine Zustimmung braucht es dafür nicht.

7. Bekanntgabe ins Ausland

Daten werden nur in Staaten mit angemessenem Datenschutz (Anhang 1 DSV) bearbeitet oder mit geeigneten Garantien nach Art. 16 Abs. 2 DSG und Art. 46 DSGVO, insbesondere den Standardvertragsklauseln der EU-Kommission mit den Anpassungen für die Schweiz. Die betroffenen Staaten stehen in Anhang 3. Bei der Wartung nach Ziff. 6.4 gibt FlexPC Daten an Anthropic Ireland, Limited, in Irland bekannt, einem Staat mit angemessenem Datenschutz; die Weitergabe in die USA und andere Staaten verantwortet Anthropic nach ihrer Datenschutzerklärung (nach eigenen Angaben mit Standardvertragsklauseln).

8. Unterstützung des Kunden

8.1 FlexPC unterstützt den Kunden mit geeigneten Massnahmen bei Anfragen betroffener Personen (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Herausgabe, Widerspruch). Erhält FlexPC eine solche Anfrage direkt, leitet sie diese innert 5 Arbeitstagen an den Kunden weiter. Löschanfragen von Personen, die über Meta oder per E-Mail an FlexPC gelangen, erledigt FlexPC auf Weisung des Kunden; der Kunde erteilt hiermit die allgemeine Weisung, solche Anfragen ohne Rückfrage innert 30 Tagen zu erledigen und ihn darüber zu informieren. Betrifft eine Anfrage eine übernommene Kundenstimme, leitet FlexPC sie an den Kunden weiter; der Kunde entscheidet darüber und entfernt die Kundenstimme, wenn die Person ihr Einverständnis widerruft.

8.2 FlexPC unterstützt den Kunden bei Datenschutz-Folgenabschätzungen und bei Anfragen von Behörden mit den Angaben, über die sie verfügt.

8.3 Aufwand, der über die normale Nutzung hinausgeht, kann FlexPC nach vorheriger Mitteilung zu ihren üblichen Ansätzen verrechnen, nicht aber für Anfragen betroffener Personen nach Ziff. 8.1.

9. Verletzungen der Datensicherheit

9.1 FlexPC meldet dem Kunden eine Verletzung der Datensicherheit, die seine Daten betrifft, unverzüglich, spätestens 48 Stunden nachdem sie davon Kenntnis erhalten hat (Art. 24 Abs. 3 DSG, Art. 33 Abs. 2 DSGVO).

9.2 Die Meldung enthält, soweit bekannt: Art der Verletzung, betroffene Daten und Personen (Kategorien und ungefähre Zahl), mögliche Folgen, getroffene und vorgeschlagene Massnahmen und eine Kontaktperson. Fehlende Angaben liefert FlexPC nach.

9.3 Meldungen an den EDÖB, an Aufsichtsbehörden und an betroffene Personen macht der Kunde; FlexPC unterstützt ihn dabei.

10. Löschung und Rückgabe

10.1 FlexPC löscht die Daten nach den Fristen in Anhang 1.

10.2 Bei Vertragsende löscht FlexPC alle Daten des Kunden innert 30 Tagen, den Schlüssel für die Prüfwerte gegen doppelte Nachrichten sofort. Vor dem Vertragsende kann der Kunde Ergebnisse des Beitrags-Assistenten herunterladen; eine weitere Rückgabe von Daten erfolgt nur auf Verlangen vor dem Vertragsende und, soweit technisch vorhanden, als Datei in einem gängigen Format. In den verschlüsselten Backups (Anhang 2 Nr. 10) bleiben gelöschte Daten höchstens 30 Tage länger enthalten; danach sind sie auch dort gelöscht.

10.3 FlexPC bestätigt die Löschung auf Verlangen per E-Mail.

11. Nachweise und Kontrollen

11.1 FlexPC stellt dem Kunden auf Verlangen die Angaben zur Verfügung, die nötig sind, um die Einhaltung dieses Vertrags nachzuweisen, insbesondere eine aktuelle Beschreibung der Massnahmen nach Anhang 2.

11.2 Genügen diese Angaben nicht, kann der Kunde höchstens einmal pro Jahr und mit einer Ankündigung von 30 Tagen eine Prüfung durch sich selbst oder eine zur Verschwiegenheit verpflichtete, unabhängige Fachperson verlangen, ausser bei einer Verletzung nach Ziff. 9. Die Prüfung erfolgt während der Bürozeiten, ohne Zugriff auf Daten anderer Kunden und auf Kosten des Kunden. Rechenzentren von Unterauftragsbearbeitern werden nicht besucht; es gelten deren Prüfberichte.

12. Pflichten des Kunden

12.1 Der Kunde informiert Personen, deren Daten FlexPC für ihn bearbeitet, nach Art. 19 DSG bzw. Art. 13 und 14 DSGVO, insbesondere in seiner Datenschutzerklärung. Einen Mustertext enthält Anhang 4.

12.2 Der Kunde stellt sicher, dass er für die Bearbeitung eine ausreichende Rechtsgrundlage bzw. einen Rechtfertigungsgrund hat, dass Nachrichten nur auf Anfrage der Person gesendet werden (Stichwort-Kommentar, Link oder QR-Code) und dass Stichwörter und Nachrichten keine besonders schützenswerten Daten abfragen. Ausgenommen von der Anfrage ist nur die Dank-Nachricht nach einer Story-Erwähnung (Anhang 1 C); sie enthält keine Werbung, keine Links, keine Angebote und keine Rabattcodes.

12.3 Der Kunde meldet FlexPC unverzüglich, wenn er Fehler oder Unregelmässigkeiten bei der Bearbeitung feststellt.

12.4 Übernimmt der Kunde den Text einer Erwähnung als Kundenstimme, holt er vorher das Einverständnis der Person ein, verwendet den Text nur wörtlich und nennt den Namen der Person nur mit ihrem Einverständnis. Die Bestätigung im Portal ist seine Erklärung, dass das Einverständnis vorliegt; den Nachweis des Einverständnisses selbst bewahrt der Kunde auf. Widerruft die Person ihr Einverständnis, entfernt der Kunde die Kundenstimme aus Entwürfen und, soweit möglich, aus veröffentlichten Beiträgen.

13. Haftung, Rangfolge, Recht

13.1 Für die Haftung gelten die AGB.

13.2 Bei Widersprüchen zwischen diesem Vertrag und den AGB geht dieser Vertrag für den Datenschutz vor.

13.3 Es gelten Schweizer Recht und der Gerichtsstand nach den AGB. Untersteht der Kunde der DSGVO, gelten deren zwingende Bestimmungen zusätzlich.

Anhang 1: Gegenstand der Bearbeitung

A. Kommentar-Automatik

B. Beitrags-Assistent

C. Erwähnungen, Links und QR-Codes

Anhang 2: Technische und organisatorische Massnahmen

1. Zugang: Server nur per SSH-Schlüssel des Inhabers (auch für das Wartungswerkzeug nach Ziff. 6.4), kein Passwort-Login, kein Root-Login, Firewall nur Ports 22, 80 und 443, fail2ban, automatische Sicherheitsupdates.
2. Verschlüsselung: TLS für alle Verbindungen; Instagram-Zugriffsschlüssel und Kennungen zum Antworten auf Erwähnungen verschlüsselt gespeichert, Schlüssel ausserhalb der Datenbank; Backups verschlüsselt.
3. Pseudonymisierung: Doppelversand-Schutz und Sperrliste nur als HMAC-SHA256 der Instagram-ID mit einem eigenen Schlüssel pro Kunde, auch für Dank-Nachrichten und Antworten auf Links; Vernichtung des Schlüssels bei Vertragsende.
4. Trennung: Daten jedes Kunden in der Datenbank durch Mandantentrennung (Row Level Security) bei jeder Abfrage getrennt.
5. Benutzer: Passwörter nur als Argon2id-Prüfwert, wahlweise Passkey, Sperre nach Fehlversuchen, Sitzungen höchstens 7 Tage.
6. Eingaben von Meta: Prüfung der Signatur jedes Webhooks; Data-Deletion- und Deauthorize-Callback mit Prüfung des signed_request.
7. Minimierung: Nur die fünf nötigen Instagram-Berechtigungen (Grunddaten, Kommentare, Nachrichten, Veröffentlichen, Kennzahlen); Kennzahlen nur als Zahlen ohne Demografie und ohne Listen einzelner Personen; Veröffentlichung nur nach Freigabe pro Beitrag; Medienlinks für Meta zufällig (mindestens 128 Bit), höchstens 1 Stunde gültig, ohne Protokoll; keine Instagram-Daten an KI-Anbieter, auch keine Erwähnungen und Kundenstimmen (die KI erhält nur einen Platzhalter); Medien ohne Metadaten; Kurzlinks ohne Cookies und ohne Speicherung von IP-Adressen; aus Webhooks nur eine feste Liste von Feldern gespeichert; Story-Medien und der Link zur Story weder gespeichert noch angezeigt noch abgerufen; Erwähnungstexte auf 300 Zeichen gekürzt, keine Profilbilder und Follower-Angaben; keine Kennung, kein Titel und keine Medien von Werbeanzeigen; Codes für Links pro Plakat, Flyer oder Anzeige, nie pro Person; automatische Antworten nur mit vom Kunden gespeicherten Texten, keine Live-KI.
8. Protokolle: Keine Kommentar- und Nachrichtentexte, Benutzernamen, Instagram-IDs, Medien- oder Kommentar-IDs, Codes von Links, Tokens oder Prompts in Logs; Aufbewahrung höchstens 30 Tage.
9. Löschung: Automatische Löschjobs nach den Fristen in Anhang 1.
10. Verfügbarkeit: Tägliches Backup auf eine Storage Box der Hetzner Online GmbH in Falkenstein, Deutschland, vor der Übertragung verschlüsselt (Schlüssel nicht auf der Storage Box), getrennt von Sicherungen anderer Systeme, Aufbewahrung höchstens 30 Tage, Wiederherstellung mindestens einmal getestet.
11. Wartung mit KI-Werkzeug (Ziff. 6.4): Claude Code nur durch den Inhaber und nur im Einzelfall für Wartung, Fehlersuche und Weiterentwicklung; Daten der Kunden nur so weit abfragen oder anzeigen, wie es dafür nötig ist; nie Instagram-Daten nach Ziff. 6.4 abfragen, anzeigen oder in Sitzungen laden, auch nicht in Auszügen, Dateien oder Fehlermeldungen, insbesondere nicht Erwähnungen, Daten zu Links und deren Zähler sowie übernommene Kundenstimmen; Fehler der Kommentar-Automatik, der Erwähnungen, der Links, des Veröffentlichens und der Kennzahlen nur mit Protokollen ohne Instagram-Inhalte, mit dem Programmcode oder mit erfundenen Testdaten untersuchen; keine Schlüssel zur Verschlüsselung und keine Prüfwerte von Passwörtern in Sitzungen; Einstellung für das Training von Modellen bei Anthropic ausgeschaltet; kein Feedback und keine Fehlerberichte an Anthropic aus Sitzungen mit Daten der Kunden.
12. Organisation: Nur der Inhaber hat Zugriff; Änderungen am System werden vor dem Ausrollen geprüft und versioniert.

Anhang 3: Unterauftragsbearbeiter

Keine Unterauftragsbearbeiterin ist Meta Platforms Ireland Limited (Instagram); sie handelt in eigener Verantwortung (Ziff. 2.2).

Weitere Empfängerin mit Genehmigung des Kunden (Ziff. 6.4), ohne Auftragsbearbeitungsvertrag: Anthropic Ireland, Limited, Dublin, Irland, mit Anthropic, PBC, USA (Claude Code, persönliches Abonnement des Inhabers). Leistung: KI-Werkzeug für Wartung und Fehlersuche. Daten: im Einzelfall Daten nach Anhang 1 B (ohne Angaben zu veröffentlichten Beiträgen und ohne Kundenstimmen) und Benutzerkonten im Portal, soweit nötig; nie Instagram-Daten (Anhang 1 A und C, Verbindungsdaten, Kennzahlen, veröffentlichte Beiträge), keine Schlüssel und keine Passwort-Prüfwerte. Ort: Irland, USA und weitere. Garantie: Bekanntgabe an Irland (angemessener Datenschutz, Anhang 1 DSV); Weitergabe in andere Staaten durch Anthropic als eigene Verantwortliche nach ihrer Datenschutzerklärung.

Anhang 4: Mustertext für die Datenschutzerklärung des Kunden

Der Kunde kann diesen Text in seine eigene Datenschutzerklärung übernehmen und anpassen. Nicht genutzte Absätze lässt er weg:

Automatische Nachrichten auf Instagram
Wenn Sie einen unserer Instagram-Beiträge mit einem von uns genannten Stichwort kommentieren, senden wir Ihnen automatisch eine Nachricht mit einem Knopf und, wenn Sie ihn antippen, eine Nachricht mit dem gewünschten Link. Dafür bearbeiten wir Ihren Instagram-Benutzernamen, Ihre Instagram-ID, Ihren Kommentar und Ihre Antwort. Wir nutzen dazu FlexAI von FlexPC Patrice Cavin, Siebnen, Schweiz, als Auftragsbearbeiterin; die Daten liegen auf Servern in Deutschland. Kommentare und Nachrichten werden nach 90 Tagen gelöscht, in verschlüsselten Sicherungskopien höchstens 30 Tage später; danach bleibt höchstens ein nicht rückrechenbarer Prüfwert gegen doppelte Nachrichten, längstens 12 Monate. Die Daten werden nicht für Werbung verwendet und nicht an KI-Anbieter weitergegeben. Instagram wird von Meta Platforms Ireland Limited betrieben, die Ihre Daten nach ihrer eigenen Datenrichtlinie bearbeitet. Schreiben Sie «Stopp», erhalten Sie keine weitere Nachricht. Für Auskunft und Löschung wenden Sie sich an [Kontakt des Kunden]. Einzelheiten: flexai.flexpc.ch/datenschutz.

Erwähnungen auf Instagram
Erwähnen Sie unser Instagram-Konto in einem Kommentar, einem Beitrag oder einer Story, sehen wir Ihren Benutzernamen, einen Ausschnitt Ihres Textes und den Zeitpunkt, um uns bei Ihnen bedanken zu können. Nach einer Story-Erwähnung erhalten Sie von uns wahlweise eine automatische, als solche gekennzeichnete Dank-Nachricht ohne Werbung, höchstens einmal in 30 Tagen. Fotos, Videos und Inhalte Ihrer Story speichern wir nicht. Ihren Text verwenden wir als Kundenstimme nur, wenn Sie es uns erlaubt haben, wörtlich und ohne Ihren Namen, ausser Sie sind damit einverstanden; Ihr Einverständnis können Sie jederzeit widerrufen. Erwähnungen werden nach 90 Tagen gelöscht.

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